会議の効率化は多くの企業の課題ではないでしょうか。会議のために多くを準備しても実際の会議では何も決まらたなったり、会議が延びて後ろのスケジュールを圧迫してしまうことも珍しくないでしょう。ここでは会議室を効率化させるためのポイントをご紹介します
A-1.参加する人を厳選する
まずは会議に参加する人員を厳選しましょう。人数が多ければ多くなるほど、話がまとまらなくなったり、役割がなく時間を持て余す人が増えてしまいます。
念の為参加してもらったほうがいい、という程度の方であれば部分的に会議に参加してもらったり、後日議事録だけ確認してもらうなど、できる限り大人数が参加しなくても良いように参加者を選別しましょう。
会議の人数は多くとも5、6人で行うほうが個人の発言の機会がつくりやすく、時間を無駄に消費することなく会議を進めることができるでしょう。
A-2.事前に資料を届けておく
事前に資料を届けておくことも会議を円滑に進める重要なポイントです。
可能な限り会議の場では物事を決断することに頭を回し、会議の場以外でできることがあればそれは会議の場以外で済ませるほうが良いです。
くれぐれも会議の中ではじめて資料を確認する、といった人がいないように準備を進めましょう。
A-3.会議の流れを記したアジェンダを配る
会議の全体の流れがわかるアジェンダを用意するようにしましょう。
参加者全員でどれだけの議題が残っているのか確認できなければ、現時点でどこまでの議題を消化できているのかがわかりません。
また、それぞれの議題の時間配分を明記することで時間調整の意識を全員で共有できると良いでしょう。
A-4.目的と明確なゴールを明記しておく
会議の目的と最終的なゴールを明記しすることも非常に重要です。
なぜこの会議が発足しているのか、最終的なゴールは何を決めることなのか、共有できていなければ節々で論点がずれてしまったり、本筋と関係のない話をはじめてしまう危険性が高くなります。
目的とゴールは必ず代表者だけでなく会議に参加する全員の共通意識として設定するようにしましょう。
A-5.進行役が会議を進める
会議の進行は必ず進行役の人が行うようにしましょう。
進行役は議論に参加せず会議を予定通りに進めることだけに専念します。進行役はアジェンダに反する方向に議論が発展することを防いだり、影響力ある特定の方が会議を掌握することを回避したりする役割を担います。
議論が白熱するほど時間や進捗を確認しなくなりがちです。そのため会議は必ず進行役を用意して、会議の熱に流されず冷静に会議を進められる環境を整えましょう。
A-6.会議内容を視覚化する
会議の内容をプロジェクターやホワイトボードを使用して視覚的に共有しましょう。
会議を言葉だけで進めてしまうと、認識の相違が生じてしまう可能性が高くなります。視覚的な情報の共有はグラフや表での説明のみならず、今読み進めている資料の表示や、新しく決定した事項の記載なども行えます。円滑に会議を進めるためにも視覚的に情報が見れる設備を整えるようにしましょう。
A-7.議事録をつくってその場で合意を取る
議事録を作成し、話し合った内容の記録を残すようにしましょう。
会議で決定した事でも、明確な記録を残しておかないと、後で言った、言わないなどの問題が発生する可能性があります。会議で決めた内容が無効になってしまうと、会議をした事が無駄になってしまいますので、このような問題はなんとしても避けなくてはなりません。
また、会議で結論が出た事柄については、その場で合意を取って議事録に記録しておくのが一番です。合意を取って議事録を作っておけば、あとになって異議を唱える事は誰もできません。
しっかりと意義のある会議に成り立つようにこの点は特に注意して行うようにしましょう。
A-8.終了時間を決める
会議の終了時間は必ず決めるようにしましょう。
会議の終了時間を決めなければ長引く会議に歯止めが効かず、議題の優先順位も不明確なまま会議が進んでしまう恐れがあります。
加えてはじめから長時間かかる会議を企画しないことも重要です。長時間会議を行うと参加者の意欲やパフォーマンスを損ない兼ねません。会議がどうしても長時間かかる場合はこまめに休憩を挟んでメリハリよく会議が進められるよう企画しましょう。
A-9.次に繋げられるよう必ず結論は出す
会議の状況によってはその場で結論を出すことが難しい議題もあります。
決定者が欠席していたり、判断材料が足りていなかったりさまざまな理由が考えれますが、基本的には結論のでない会議はそもそも行うべきではありません。
しかし会議の途中で結論をだすことが難しいと思われる場合は、不足している判断材料をまとめて次にどう動くか現段階で決められることだけでも参加者全員で共有するようにしましょう。
一切の結論がでない会議を行ってしまうと次の会議で同じ問題にぶつかってしまう可能性があるため要注意です。
A-10.会議室を使用せずに会議を行うことは避ける。
会議を行う環境も大切です。会議は必ず会議室を使用するようにしましょう。
簡単なミーティングであれば、作業場で話し合う形でも問題有りませんが、重要な会議においては設備や環境が整った会議室を使うことをおすすめします。プロジェクターなどの設備が整っていることに加え、作業する場所とは異なる環境に身を置くことで集中して議論することができます。
社内にふさわしい場所がない場合は貸会議室やレンタルスペースなどを利用するなどして、良質な会議室を確保しましょう。
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