貸会議室を運営する場合、その会議室を運用する仕組みを作らなくてはなりません。如何に整備された会議室を持っていても、効率良く顧客に使ってもらわないと、収益を得る事が難しくなります。
そのため、会議室を運営するのであれば、予約システムは必須のツールといっても過言ではないでしょう。
ここでは会議室予約システムの概要とおすすめのツールについてご紹介いたします。
目次
A.そもそも会議室予約システムとは？
会議室予約システムとは会議室の予約管理をシステムで行うためのツールを指します。手作業で会議室の予約管理を行った場合、失敗しがちな多重予約や予約ミスを防ぎやすくなります。また予約状況の変更など煩雑な操作を簡単行うことができます。
A-1.予約システムを使うメリット
予約システムを使うメリットをわかりやすく説明すると下記の3点が挙げられます。
1.会議室予約管理の工数削減
扱いやすい操作で予約状況の確認や変更などの作業を簡単に行うことができます。
2.人的な管理ミスの防止
ダブルブッキングや空予約など、手作業で管理する場合に起こりやすいミスを防ぐことができます。
3.予約状況や延長状況をリアルタイムで確認
リアルタイムで現在の利用状況を確認することができます。利用者が延長を申請した場合の料金の連動や24時間の予約対応などが可能です。
B.おすすめの会議室予約システム
それではおすすめの会議予約システムをそれぞれご紹介します。
B-1.Choice RESERVE
Choice RESERVEは、貸し会議室の運営者と予約者が、会議室の利用状態を目で見える状態にする会議室予約管理システムです。
インターネットに接続できるパソコンさえあれば、アカウント発行後に管理画面にアクセスするだけ、システムが導入できます。
会議室と設備の管理だけをするシステムなので、利用者数に制限は無く、パソコンやスマートフォンで何処からでも操作可能です。
B-2.Go予約.net
Go予約.netは、予約管理だけでは無く、売上管理と顧客管理もできる便利なWEB予約システムです。
一覧形式とガントチャート形式で表示できる予約管理機能、月毎の集計ができる売上管理機能や登録したデータを様々な方法で検索できる顧客管理機能などの機能が利用できます。
B-3.Yoyapo
Yoyapoは、パソコン・スマーフォン・タブレット型端末で操作できる、シフト連動型予約管理WEBシステムです。
予約情報・シフト・顧客の各データが連動している点に特徴があります。
B-4.eReserve
eReserveは、デザイン・基本情報・業種などを登録するだけで、簡単に導入できるネット予約システムです。100種類以上のテンプレートからデザインを選んで、手順に従って予約の設定をするだけで、ネット予約が開始できます。
高機能な有料会議室予約として使えるシステムが多数リリースされていますが、無料の会議室予約用システムも存在します。
C.貸会議室の予約システム紹介（無料・フリーソフト）
次に無料で使える予約システムをご紹介します。有料版に比べてつかえる機能は制限されますが、扱う貸会議室の数は少ない方にはピッタリかもしれません。
C-1.Coubic (クービック)
Coubic (クービック)は、ネットも電話予約も一元管理できて、様々な業種に対応しているクラウド型ネット予約システムです。
Coubic (クービック)は、より豊富な機能を備えた有料のベーシックプランとプレミアムプランがありますが、月100件以下の予約管理であれば、無料のプランで十分でしょう。
C-2.SELECTTYPE
SELECTTYPE は、予約システムとホームページなどを手軽に作れるWEBサービスです。用意されているテンプレートをカスタマイズするだけで、予約システムが作れますので、プログラムについての知識は必要とされません。
フリープランで使える機能には制限があるので注意が必要です。
C-3.AirRESERVE
SELECTTYPEのフリープランは、予約フォームの作成可能な数が10個までとなっていたり、予約受付期間が7日後となっているなど、有料のSELECTTYPEと比較すると限定された機能となっています。
AirRESERVEは、無料で始められるWEB予約管理システムです。既にホームページ・ブログ・SNSなどのアカウントを持っている場合は、予約ボタンを設置してリンクを張るだけで、予約機能が実現できます。個々の機能に費用が設定されていますが、現在は全て0円となっています
C.予約システムはよく吟味して選びましょう
ネット予約システムを利用する時は、価格が安い事や高機能だというだけの理由で選ぶのでは無く、運用している貸し会議室の規模や内容に応じたシステムを選ぶ事が重要です。
運営している貸し会議室に応じた予約システムを構築すれば、費用や手間を無駄もしないで済むでしょう。
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