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会議の進め方

会議が苦手で嫌いな人でも乗り切れる！会議を克服するための4つのポイント

2020/3/17

会議が苦手で嫌いな人でも乗り切れる！会議を克服するための4つのポイント

多くのビジネスマンにとって会議は避けて通れない重要な業務といえるでしょう。経営会議や役員会議、クライアントとの定例会議やプロジェクト会議などなど、ビジネスにおいて重要な場面の方針を決める際には大抵の場合「会議」を開いてチームの共通認識を定めてから仕事を進めます。

 

しかし、ビジネスマンの中には「会議」に参加することに対して、どうしても苦手意識を持ってしまう人もいるでしょう。会議の場では発言を求められることが多いため人前で発言することが苦手な人にとっては、会議は恐怖の場でしかなく、強いマイナスのイメージを抱いてしまいます。

 

ここでは会議に対して苦手意識を持ってしまっている方を対象に「会議の苦手意識を克服させる5つのポイント」についてご紹介いたします。この記事をきっかけに会議に対するマイナスのイメージを覆してしまいましょう。

 

目次

A.なぜ会議を苦手に思ってしまう？

そもそもなぜ会議を苦手に思ってしまうのでしょうか。

苦手意識を持っている人のほとんどは、過去の会議でうまく発言できなかった失敗の経験からマイナスのイメージを払拭できないでいることが多いです。

会議を失敗の場という認識ではなく、別のプラスなイメージに置き換えられれば、会議に対して苦手意識を持たず、マイナスのスパイラルから抜け出すことができるでしょう。

 

そのため①会議の何を不得意としているのか自覚すること、②改善し会議に対して前向きに取り組むこと、③会議で成功体験を積むこと、この3ステップを踏むことができれば会議を克服することができます。

 

B.会議への苦手意識を克服させる4つのポイント

それではどのような点に注意を払えば、会議の苦手意識を克服することができるでしょうか。下記それぞれに会議を苦手とする特徴と改善のポイントをご紹介いたします。

B-1.発言の主旨を見失わないよう結論を始めに述べる。

「今話す内容ではない」や「結局のところ何が言いたいのかわからない」と指摘を受けたことはないでしょうか。

 

発言の際には今回の会議の目的はなにか？、今の議題はなにか？、を整理した上で自分の意見を話す必要があります。

 

結論を深く考えず自分の話に夢中になってしまうと、話があらぬ方向へと向いてしまうことがあります。結論ありきでの会議では「自分も自分が何をいたいたかったのかわからなくなる」といった事態になりかねません。結論のない発言はノイズとして会議の悪影響になりかねませんので注意が必要です。

そのため、まずは結論を述べた後、なぜ自分がそう思うようになったのか、という順番で発言するようにしましょう。

 

B-2.必ず内容を理解した上で発言する。

「トンチンカンな発言をしている」といった指摘をうけたことはないでしょうか。

 

ある物事に対して意見を求められた際に、内容の理解が不十分であるのにも関わらず無理に発言しようとしても、必ずといっていいほど的を得ない発言になってしまいます。

 

そのため、不明点がある場合は自分の憶測で補うのではなく、まずは内容の確認からはいりましょう。どんなに優れた問題解決能力があっても、前提としての認識の相違があると、話がまったく進まなくなってしまったり、誤解されたまま話が進んでしまいます。内容の確認は最も大事といっても過言では有りません。

 

B-3.聞き取りやすさと、わかりやすさを意識して発言する

「内容には自信があっても周囲の反応が曖昧でいまいちだった」ことないでしょうか。

その場合は正確に自分の意見を伝えられていない可能性が高いです。

 

参加人数が大人数であればあるほど、伝わりにくい環境であったり参加者の関心が薄まりやすかったりする場合があります。会議は意見を伝える力も非常に重要です。

 

しかし、会議のために情緒に訴えかけるような話術や、人々の関心を引きつけるためのジョークを身につける必要はありません。結論有りきの会議では、結論を導き出すのに有益な発言だったか、それだけで評価されるためです。

 

発言の内容に気を配るべきことは2点だけです。

まずは伝わる大きさの声で発言しましょう。

そしてできるだけ内容を短く簡潔にまとめて発言するようにしましょう。

 

発言内容が長ければ長いほど情報が複雑になるため、聴衆は疲れて関心を失いやすくなってしまいます。意見が複雑な場合は、はじめから100％正確に伝えることを工夫するのではなく、思い切って60％の大雑把な内容でも簡潔に伝えることだけを心がけてみましょう。

 

B-4.会議参加者の反応を確認する。

周囲の反応や発言内容を踏まえて発言することも非常に重要なことです。

参加している人がそれぞれどのような結論にもっていきたいと思っているのかを感じ取ることができれば、今話すべき内容か、話すべきではない内容かなど、細かい部分の判断ができ、余裕をもって発言することができます。

 

また自分の意見を話すことのハードルが高く感じる方は、まずは自分の意見と近い人を探して、同調意見から発言になれていくと良いでしょう。

 

会議の苦手意識は小さな成功体験の積み重ねで簡単に克服することができます。まずは自分にできることから少しずつ会議の場に慣れていくことをお勧めします。

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