会議の進め方

【担当者必見】会場は？流れは？内定式を開催する際の注意点とは

2020/3/18

例年内定式を開催しているという企業は少なくないでしょう。ただし、恒例の行事であるとしても年に1度のこと。いざ準備しようというときに、どのように進めればわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、内定式の流れや会場の決め方、開催における注意点など、式運営に関するさまざまなポイントを解説します。

1. A.内定式の概要と流れ
2. B.内定式の会場の決め方
3. B-1.会場選びで注意すべき点1　機材は豊富か
4. B-2.会場選びで注意すべき点2　場所は適切か
5. B-2.会場選びで注意すべき点3　費用について
6. C.内定式を開催する際の注意点
7. D.内定式を開催する際は会場選びや事前の準備が重要

A.内定式の概要と流れ

内定式とは、内々定を出している採用予定者に対し、正式に内定を出すことを主な目的とした行事です。内々定者や企業の社長、役員、人事担当者などが出席します。内定式の時期はほぼ決まっており、慣例に習って10月1日に開催する企業が多いようです。一般的な流れとしては、まず社長の挨拶から始まり、内定者の自己紹介、内定証明書授与を行います。その後は懇親会として会食の場などを設けます。また、先輩社員との交流会や会社の研修会など行うこともあります。

主旨は正式に内定を出すこととされているものの、入社まで会う機会がほぼない内定者たちの交流や情報交換の場として、また先輩社員との交流や会社の研修を通し、より具体的に入社後のイメージを持ってもらうための場として開催されているとも言えるでしょう。つまり、内定式を行うことで、翌年度この会社に入社し、社会人として働き出すのだという自覚を促すことが期待できます。これは内定式の大きなメリットです。

また、選考が終わってから入社までの期間が長く空くため、内定式を行えば間に1つ内定者フォローのタイミングを設けられるというところも利点でしょう。なお、内定式の流れの細かな部分は企業によってそれぞれ異なります。

B.内定式の会場の決め方

内定式の会場をどのように用意するかも企業によってまちまちです。社内で行う企業もあれば、外部の会議室やホールなどを借りて行う企業もあります。

社内で行えれば会場設営や移動が楽ですが、内定式の規模によっては社内のスペースでは出席者を収容しきれないという場合もあるでしょう。

社外の会議室であれば、費用などは発生するものの、さまざまな条件を吟味し、より内定式会場に適した場所を探すことが可能です。それぞれの会社の事情に応じて決めると良いでしょう。

B-1.会場選びで注意すべき点1　機材は豊富か

会場を決める際に確認したい点は、収容人数、機材設備の状況、備品の有無、アクセスのしやすさ、飲食の可否、費用などです。順に見ていきましょう。収容人数の確認は最も基本的なところです。式に出席する人数を数え、当日まで多少の過不足が生じても問題ないよう、実際の人数よりやや多い人数が入れる会場を選ぶことをおすすめします。どのような機材設備が利用できるかも確認しましょう。

例えばマイク、プロジェクター、スクリーンなどは使う可能性が高い機材です。備え付けられているのか、持ち込まなければならないのか、接続はできるのか（できるとしたら手持ちの機材と繋げるか）などもチェックが必要です。また、テーブルやイスなど、備品の有無や数なども確認します。

B-2.会場選びで注意すべき点2　場所は適切か

ほかには会場への移動のしやすさもチェックしましょう。会社から距離があるほど、移動に時間がかかったり、必要物品を抱えたまま向かわなければならなくなったり、準備がしにくくなります。

利便性を考えるなら、できる限り会社から近い場所に会場を借りるのが理想的です。また、会場がわかりにくい場所だと内定者が迷う可能性もあるので、駅の近くや大通り沿いなど、できる限りわかりやすい立地の会場を探すのも良いでしょう。なお、内定式に会食を含む場合は、検討している会場が飲食可能なのかも忘れず確認します。

B-2.会場選びで注意すべき点3　費用について

最後に費用面です。会場レンタルにかかる費用は、会場の規模や立地、設備・備品の種類などによってかなり幅があるため、相場をつかむのは困難です。

レンタルスペースの検索サイトなどから会場のスペックと自社の予算などを加味して、じっくり判断しましょう。

C.内定式を開催する際の注意点

まずは基本的な注意点ですが、必要物品は全てしっかり用意しておくことが大切です。漏れなく準備したつもりでも当日になって「あれがない」などということは起こりがちです。できればリハーサルなどを行っておくとより安心です。

また、音響設備も入念にチェックしておきましょう。当日使用するときにマイクが音を拾わなかったり、プロジェクターが写らなかったり…などというトラブルはよくあります。もしかしたら、手持ちの機器が故障していたり、あるいは会場の設備が故障していたり、その場で気が付いてもすぐに対処ができない状態になっているかもしれません。当日慌てないよう、本番前に1度会場で実際に使用してみると良いでしょう。

なお、式の運営や進行に関する打ち合わせを、関係者内でしっかり行っておくことも重要です。特に社長とのすり合わせは必須です。内定式は入社式ほどの位置づけではありませんが、会社が主導する行事であることには変わりありません。

トラブルやミスを連発してしまうと、内定者たちが会社に対し不信感や不安を抱く可能性もあります。会社のイメージにも関わることなので、滞りなく進められるよう、事前に万全の準備をしておきましょう。