会議の進め方

本当に区別ができている？役員会議の必要性と抑えておきたい3つのルール

2020/4/10

会社の運営ではしばしば役員会議が開かれていますが、どのような会議なのかご存知でしょうか。会社の運営では取締役会や経営会議なども行われているものの、違いがわからない人もいるかもしれません。

役員会議の目的や必要性、会議をスムーズに行う上で押さえておきたい3つのルールについて紹介するので参考に活用してください。

1. A.役員会議とは
2. A-1.取締役会と役員会議の違いとは
3. A-2.経営会議と役員会議の違いとは
4. B.なんのために役員会議が行われる？
5. C.役員会議を円滑にする3つのルール
6. C-1.目的を設定する
7. C-2.アジェンダを作成して時間管理をする
8. C-3.司会進行と議事録の作成をする
9. D.役員会議とは会社の最高意思決定会議

A.役員会議とは

役員会議は会社の重要な役職に就いている役員によって。そのような会議には他にも取締役会や経営会議などがありますが区別できているでしょうか。

役員会議とは会社法で役員として定められている取締役、監査役、会計参与、会計監査役に加え、執行役員などが集まる会議で、会社が任意で開いているものです。

A-1.取締役会と役員会議の違いとは

取締役会は3名以上の取締役からなる会議で、会社法によって3ヶ月に1回以上は実施することが求められています。

役員会議と取締役会の内容にはあまり違いがない会社も多く、取締役が3名以上いない株式会社で取締役会と同じ内容の会議を開くときに役員会議という名称をつけていることも多いのが実態です。法律で定められた義務として行っているかどうかは大きな違いになります。

A-2.経営会議と役員会議の違いとは

経営会議は会社の経営方針を考えたり経営戦略の見直しをしたりするための会議で、やはり役員が集まるのが一般的です。
役員会議と同様に法律によって定められたものでななく、会社が任意で実施している会議になっています。この違いは会社によって異なっていて、役員全員が参加せずに取締役と執行役員だけで行われることもあります。
位置付けとして役員会議よりも事業利益を得ることを目的とした課題の洗い出しをして対策を考える会議となっている場合が多く、予算と実績を数値ベースで付き合わせて方針を練るのが代表的な内容です。

B.なんのために役員会議が行われる？

役員会議は取締役会の代わりに行っている会社では法律に定められている取締役会の内容に準じているのが一般的です。
会社法には業務執行の決定、取締役の職務の執行の監督、代表取締役の選定及び解職、といった職務が取締役会にあると定めています。つまり、代表取締役が適任かどうかの判断も含めた会社の最高意思決定会議となっているのが取締役会ないしは役員会議です。
経営会議と違って事業そのものを取り上げるのではなく、会社の組織体制や資金調達のあり方などのようにもっと大局的な事項について議論や決定をするために役員会議が実施されています。

C.役員会議を円滑にする3つのルール

役員会議を円滑に進められるようにするには以下に挙げる3つのルールを踏襲するのが大切です。
無駄に議論が長引いたり、意見が出なかったりして時間を浪費してしまうリスクを低減させるにはどうしたら良いのでしょうか。

C-1.目的を設定する

まず今回の役員会議で何を達成しようとしているのかを明確に目的として定めて共有するのが肝心です。目的がわかっていれば議論の方向性も明らかになり、話し合いがスムーズに進みやすくなります。
内容が複数含まれている場合には、その種類ごとに分けて目的を決めておくようにしましょう。目的が明確でないと議論が不毛な方向に向かってしまうリスクが高くなるので重要な注意点です。

C-2.アジェンダを作成して時間管理をする

役員会議を円滑にするためにはアジェンダの作成も必要です。事前に今回の役員会議の目的や資料を共有することで理解を促しやすくなります。
議題を列挙して時間配分を明記しておくことも重要で、会議のときには時間管理をして進めると時間オーバーを防ぐことが可能です。時間がアジェンダに記載されていると参加者も時間を意識するようになります。
アジェンダを作成したら事前に共有して読んでおいてもらわなければ意味がありません。そのためには早めにアジェンダが完成していなければならないということは念頭に置いておきましょう。

C-3.司会進行と議事録の作成をする

役員会議の司会進行と議事録の作成を誰が担当するかを明確に決めるのも重要になります。
司会進行役が時間管理も行い、ゴールを正確に把握してそれぞれの議題について時間内に決定できるようにファシリテーターとして振る舞うと会議がスムーズに進むでしょう。
また、議事録を作成しておくことで次回以降の役員会議のアジェンダを作るときに役に立ちます。事業の局面が変わっていないのに既に議論したことを役員会議で再び取り上げるのは時間の浪費です。責任を持って議事録を作成する人を決めて公式記録として残すのが円滑な役員会議を続けていく上では欠かせません。

D.役員会議とは会社の最高意思決定会議

役員会議とは取締役が3人未満の会社で取締役会と同じ位置付けで実施されている役員が参加する会議です。会社の最高意思決定機関で、代表取締役の監査をする役割も持っています。
重役が集まる会議だからこそ円滑に進められるようにするのが大切なので、上記の3つのルールを遵守して取り組む体制を整えるようにしましょう。