会議の進め方

無駄な会議はいらない！本当は必要ない無くすべき会議の特徴5選

2020/4/23

方針を定めるために様々な会議が開かれていますが、それは本当に必要な会議でしょうか。
会議の資料を作成し、人を集め、議論のための時間を使い、会議を開くだけでも多大なコストが発生します。しかしせっかく会議を開いたものの結局結論がでないまま終わってしまい、ただただ通常業務を圧迫してしまう結果となる会議を経験したことはありませんか。

ここでは形骸化してしまう実は必要のない会議をわかりやすく判別するために、無駄な会議の特徴をご紹介いたします。

1. 1.参加する必要のない人員が参加している会議
2. 2.資料を読み上げたり数字を報告するだけの会議
3. 3.終了時間を定めていない会議
4. 4.会議で決まったことが実行されない会議
5. 5.議題や目的が参加者に共有されていない会議
6. 無駄な会議をなくすことで業績をアップ

1.参加する必要のない人員が参加している会議

会議とは結論を導き出すために議論を重ねる場であって、結果を周知させる場ではありません。会議の参加者を厳選することは効率良く会議をすすめるために最も重要な項目のひとつです。
これを混同させてしまうと、参加者のほとんどが発言する機会のない会議になってしまいます。意見を述べることのない人員が議論に参加する意味はありません。議題に合わせて参加者を吟味して行うようにしましょう。

本来参加してもらう必要のない人の時間を奪ってしまう会議となっていないか振り返るようにしましょう。

2.資料を読み上げたり数字を報告するだけの会議

会議中に初めて資料を目を通すような会議は無駄な会議となりやすいです。資料は予め配布し、会議の中では資料を踏まえた上で新しい情報をやり取りできる会議を心がけましょう。

定例会議などは数値の報告など、資料の読み上げで終わってしまうことがよくありますが、これは会議ではなくミーティングとして、最低限小規模のチーム単位で行う形が適切です。

結論ありきの会議では、参加者を集める価値のある議論だけに時間を使うべきです。参加者を集める必要がなくできることは、会議の事前に行うようにしましょう。

3.終了時間を定めていない会議

終了時間を定めていない会議は無駄な会議へと陥りやすいため注意が必要です。会議の結論はその場で共有される情報の中でしか結論を導き出すことはできません。

より良い結論を求めるあまり時間を必要以上に浪費してしまうことがあるため、必ず時間の終了時間を決めて会議を行うようにしましょう。

時間通り厳格に会議を進行するため、議論には参加しない進行役を置くと良いでしょう。議論が薄切すると冷静に会議全体の進行状況を捉えることが難しくなります。業務は会議だけではなく実務を行う必要があるので、常に会議に必要以上に時間を使わないように心がけるようにしましょう。

4.会議で決まったことが実行されない会議

せっかく会議で決まったことも、実行されなければ会議の意味はありません。会議の決定内容を明確にし、必ず実行までのフローを確認して会議を終えるようにしましょう。

例えば会議の参加者の中にに決定権を持つ人が存在しない場合は、会議の決定を後で覆されかねないので注意が必要です。その結論に至った経緯、各担当者の意見を踏まえた上で決断を下せるようにするためにも、決定権を持つ人は必ず参加してもらうようにしましょう。

また、会議の内容は必ず議事録をまとめて結論を明確に残すようにしましょう。曖昧な方向性のみで会議を追えてしまうと、各々の認識に乖離が発生してしまったり、次に取るべき行動がわからなくなってしまったりなど、会議の結論を損失してしまう可能性があります。

5.議題や目的が参加者に共有されていない会議

予め会議の議題や目的を共有しておかないと、結論をだすことが非常に難しくなります。それぞれの参加者が問題の本質を理解していないと議論の体をなさなくなってしまうため、必ずはじめに会議の意義や目的、議題を明らかにして話がそれてしまわないように注意しましょう。

進行役を置くことで、議題がそれていないか、結論が的外れになっていないか客観的に判断できるようになります。重要な問題ほど、様々な問題が複雑に絡み合っていることが多いので、優先順位や目的をはっきりと共通認識として設定するようにしましょう。

無駄な会議をなくすことで業績をアップ

無駄な会議は時間を圧迫するだけでなく、参加する人々のモチベーションを著しく下げてしまいます。意味ないことに対して強制的に参加させることほど、社員の士気を低下させるものはありません。
例えば社内の交流なども含めて行う場合は、会議という形でなく必ずそれを目的として周知させた別の形で参加者を募るようにしましょう。目的を混同させてしまうと、参加者は混乱してしまいます。

メリハリをつけて目的と行動を一致させることが、業績アップの近道となるでしょう。