会議の進め方

使い分けられている？知っておきたい「会議」と「ミーティング」の違いとは？

2020/4/24

ビジネスやスポーツ、イベントや行事などを成功させるために誰しもが会議やミーティングに参加した経験があることでしょう。しかし「会議」と「ミーティング」の違いを明確に理解し区別し参加できている人は少ないのではないでしょうか。
人は物事の目的や意義を理解して行うことで飛躍的にパフォーマンスを伸ばすことができます。ここではそれぞれの用途の違いや「会議」を行うべき場面、「ミーティング」を行うべき場面をご紹介します。会議やミーティングをより有意義に進められるよう使い分けられるようにしましょう。

1. A-1.会議とは、議論して方針を決定すること
2. A-2.充実した会議を行うポイント
3. B-1.「ミーティング」とは、情報の共有を行うもの
4. B-2.充実した「ミーティング」を行うポイント
5. C.「会議」と「ミーティング」どちらにも共通するポイント

A-1.会議とは、議論して方針を決定すること

会議とは複数人の関係者が集まって協議し、今後の方針などある議題に対して結論を出すために行われます。そのため効率的に議論をすすめる必要があります。また結論の出せないような議題は会議で取り上げるべきではありません。会議はなにかを決めるために行うものと覚えましょう。

A-2.充実した会議を行うポイント

1.議題を明確にする

参加者全員が会議の目的を理解していた状態で始めましょう。前提の知識がずれていると議論の内容も大きく食い違ってしまうことがあります。全員が同じ目的を共有しなければ最適解をだすことは難しいでしょう。

2.関係者のみ参加する

会議の中にはよく大人数で行われるものがありますが、できるかぎり少人数でおこなることが望ましいでしょう。結論を導きだすために関わりのない人は会議に参加する必要はありません。

会議の人数が多くなると話をまとめるのが難しくただ時間ばかりが延びてしまうことがあるため注意しましょう。

3.議題に関係のない話はしない

議論に直接関わりのない話題は極力避けるべきです。議論が白熱すると新しいアイデアがでて思わぬ方向に話が広がることがありますが、問題の結論を導き出すための会議においては話が脱線してしまうことは最も避けるべき事態です。議論がぶれないように進行役を決めるなどして冷静に議論をすすめるようにしましょう。

B-1.「ミーティング」とは、情報の共有を行うもの

一方でミーティングとは、打ち合わせや会合事態のことを指します。そのため情報の共有や新しいアイデアを出すための打ち合わせがミーティングといえます。ミーティングの場合、必ずしも明確な結論を導き出す必要はありません。結論ではなく複数人で話し合いをする過程に大きな意味があることが特徴です。

B-2.充実した「ミーティング」を行うポイント

1.意見を出しやすい環境をつくる

ミーティングは多様な意見を出し合って、参加者全体の視野を広げたり新しいアイデアを深堀りする目的があります。そのため参加者同士で大きく意見が異なっていたとしても、お互いに真っ向から否定することは禁物です。参加者が自分の意見にブレーキをかけてしまわないように否定せずオープンな環境を作りましょう。

2.関係者ではない人の意見も取り入れる

より広い視野を得るために、専門家ではない人物の意見や考えも取り入れることは有効です。例えばビジネスチームのミーティングでも、外部の部署の人間の意見を聞くことで新しい考えが生まれることがあります。

3.ミーティングを開くハードルを高くしない

ミーティングはより身近に、些細な問題でも取り上げられる状態が望ましいです。定期的に行うなどして様々な問題を一人ひとりに抱え込ませないように工夫してみましょう。また、特定の役割をもった人間以外でも発起人になることができる仕組みを作ることが望ましいです。ミーティングの抵抗感を極力なくし、全員が受け身でなく能動的にミーティングに参加できるようにしましょう。

C.「会議」と「ミーティング」どちらにも共通するポイント

1.時間を明確に定めて行う

議論や意見出しは時間を決めていないとダラダラと無駄に時間を費やしてしまいがちです。メリハリを持って進められるよう予め終了時刻を通知して、時間は厳格に守って行うようにしましょう。

2.議事録を作成する

会議やミーティングの中でどういったことが話し合われたのか。議事録を作成することは非常に重要です。題材が多ければ多いほど、結論がでた経緯やアイデアの着想など細かい所はつい忘れてしまいがちです。せっかく費やした時間を無駄にしないためにも議事録作成は必ず行うようにしましょう。

3.意義や目的を明確にする

会議やミーティングが始まる前に、その目的を改めて共有するようにしましょう。会議の場合は現状と問題点と解決が必要な経緯を、ミーティングの場合はこのミーティングを今後どういったことに活用するために行うのか、参加者全員で共通認識をもってからすすめると有意義な時間を過ごしやすくなります。ただなんとなく時間を潰さないように目的を理解して行うようにしましょう。