会議の進め方

今からでも間に合う、Web会議の運用ルールを作ろう！リスクや失敗事例からルールの必須項目をご紹介

2020/8/26

Web会議を行う企業が増えてきています。しかし、Web会議のサービスはまだ新しく、さまざまなリスクを孕んでいます。そういったリスクを防ぐため、安全にWeb会議を行うための運用ルールが必要です。

この記事では、Web会議に関するリスクや失敗事例を踏まえて、設定するべき運用ルールを紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

1. A.Web会議のメリットと注意点のおさらい
2. 　A-①.Web会議のメリット
3. 　A.-②Web会議の注意点
4. B.運用ルール策定のために抑えておきたい、Web会議のリスク・失敗事例
5. 　B-①.Web会議における情報漏洩
6. 　B-②.Web会議における不正アクセス
7. C.リスクを踏まえてWeb会議の運用ルールを作ろう！
8. 　C-①.背景に気を遣う
9. 　C-②.一人の空間でWeb会議を行う
10. 　C-③.セキュリティ面に強いWeb会議サービスを使う
11. 　C-④.ファイル共有は別で行う
12. D.リスクを踏まえた運用ルールは他者を守ることにもつながる！

A.Web会議のメリットと注意点のおさらい

Web会議は、インターネットを介して映像や音声をやり取りすることで、遠くの人ともコミュニケーションが取れるサービスです。複雑な設備などは必要なく、インターネットに接続できる端末と、インターネット回線があれば簡単に始められます。まずはWeb会議のメリットと注意点をおさらいしましょう。

　A-①.Web会議のメリット

Web会議のメリットとしては、会議のためにわざわざ移動する出費を抑えることで、大幅なコストカットをできることが挙げられます。そして、移動の手間が抑えられたことで、その分の時間を別の作業に充てることができます。加えて、Web会議には会議中の情報を共有する機能があるので、素早い情報共有が可能です。また、Web会議は電話やメールと違い、相手の表情を見ながらコミュニケーションできるので、スムーズな意思疎通が可能です。

　A.-②Web会議の注意点

一方で、Web会議はあらゆる面でインターネット回線に左右されます。回線速度が遅い環境でWeb会議をすると、映像や音声がぶつ切りになったり、接続が切れたりしてしまうこともあります。そのため、Web会議を安定して行うには、回線速度が安定している場所で行うことが必要です。

B.運用ルール策定のために抑えておきたい、Web会議のリスク・失敗事例

Web会議には「情報漏洩」と「不正アクセス」のリスクがあります。詳しく確認していきましょう。

　B-①.Web会議における情報漏洩

情報漏洩のリスクは、「背景の映り込み」が主な原因です。Web会議中の画面から見える背景映像から、さまざまな情報が読み取られてしまうリスクがあります。プライベートな空間でWeb会議をしていた場合は、背景に個人の趣味がわかるものが映り込むことで、個人的な情報を漏洩してしまうことがあります。さらに問題なのは、漏洩したものが企業の極秘情報だった場合です。仮に、会社内でWeb会議を行い、背景に顧客情報や計画情報が映り込んでしまった場合、より深刻な事態を招いてしまいます。したがって、Web会議の背景の映り込みには注意が必要です。

　B-②.Web会議における不正アクセス

一方、不正アクセスの主な原因のひとつは「Web会議サービス自体の脆弱性」です。Web会議のサービスは生まれたばかりです。そのため、セキュリティ方面の弱点はまだ多く、その脆弱性を突くことでアカウントを乗っ取られたり、Web会議中の回線に侵入されたりする事例が存在します。 Web会議の有名な失敗事例に「Zoom爆撃」があります。 Zoom爆撃とは、Web会議をするためのサービスの一つである「Zoom」で、会議をしている最中に起こったサイバー攻撃のことです。当時のZoomは、会議室ごとにURLが割り振られ、そのURLにアクセスすることでZoomの会議室に入れる仕組みでした。逆に言えば、「URLを知っていれば誰でも会議室に入れる」という脆弱性があるということです。この脆弱性を突かれたことで、Zoom爆撃は起こりました。このような不正アクセスのリスクを防ぐには、使っているWeb会議サービスの設定を見直し、部外者の侵入を防ぐようにすることが大切です。

C.リスクを踏まえてWeb会議の運用ルールを作ろう！

Web会議の運用ルールは、リスクを踏まえたうえで考えることが必要です。そのため、「情報漏洩」と「不正アクセス」のリスクを防ぐ運用ルールを考えていきます。

　C-①.背景に気を遣う

情報漏洩のリスクを防ぐために考えられる運用ルールとして「背景に気を遣う」が挙げられます。背景に気を遣う理由は、背景の映り込みによる情報漏洩を防ぐためです。そのため、Web会議をする際は、背景に映り込んでも問題ない場所でWeb会議を行いましょう。また、自分では問題ないと思っていた情報でも、他者から見ると重大な情報漏洩であることもあり得ます。そのような事態を防ぐために、Web会議には背景画像を合成する機能があります。このように、Web会議の運用ルールには、背景映像から情報を読み取られないためのルールを設定することが大切です。

　C-②.一人の空間でWeb会議を行う

一人の空間でWeb会議を行うという運用ルールも情報漏洩のリスク軽減に繋がる可能性があります。Web会議の情報漏洩リスクは、会議内だけとは限りません。Web会議中の画面を後ろ側から覗き見られることで、情報漏洩することもあるのです。これを防ぐ簡単な方法が、一人きりになれる空間でWeb会議をすることです。一人の空間であれば、誰かにWeb会議中の画面を覗き見られることはありません。 Web会議中に第三者から覗き見されるリスクに備えるため、一人きりの空間でWeb会議をする運用ルールを設定しましょう。

　C-③.セキュリティ面に強いWeb会議サービスを使う

不正アクセスのリスクを防ぐためには、「セキュリティ面に強いWeb会議サービスを使う」ことを運用ルールとしましょう。 Web会議サービスは多くありますが、中でもセキュリティに優れたWeb会議サービスを利用すれば、簡単に不正アクセスのリスクを下げることが可能です。 Web会議サービスによっては別途設定でセキュリティの強化はできますが、不正アクセスそのものに強いサービスを利用すれば、より安全にWeb会議をすることができます。そのため、Web会議を始める前段階で、セキュリティに優れたWeb会議サービスを利用することを運用ルールに取り入れましょう。

　C-④.ファイル共有は別で行う

Web会議サービスには、ファイルを共有する機能がついているものもありますが、Web会議とファイル共有は別のサービスを使う方が安全です。なぜなら、Web会議サービスが不正アクセスされたとしても、ファイルの情報漏洩は防ぐことができるからです。役割ごとにサービスを分けて使えば、不正アクセス時のリスクを分散することにつながります。そのため、Web会議サービスとは別のサービスでファイル共有をする運用ルールを設定しましょう。

D.リスクを踏まえた運用ルールは他者を守ることにもつながる！

Web会議は、誰でも簡単にできるため、誰もがリスクにさらされる可能性があります。そして、そのリスクは自分だけでなく、他者にも被害をもたらすことがあるのです。自分のミスで他者に迷惑をかけないためにも、Web会議にはリスク対策を徹底した運用ルールの設定が必要です。皆さんも、安全な運用ルールの下にWeb会議を行ってみてください。