在宅勤務などを促すためにWeb会議を推奨している企業が増えてきていますが、一方でその運営に関して様々な課題が発生しています。これらの課題をスムーズに解決できるかどうかで、企業の生産性は大きく変わってくるでしょう。
以下では、Web会議にまつわる幾つかのトラブルの原因を見るとともに、その対処方法について説明します。
目次
A.参加者がうまくWeb会議に接続できない
まず、Web会議を開催するにあたって、最も起こりやすいトラブルの一つは、会議の参加者がうまくシステムに接続できないというものです。
A-①.うまく接続できない原因
パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな人の場合、今まで行ったことがない操作をいきなりやれ、と言われても指定された通りにできないケースは少なくありません。
例えば、パソコンからWeb会議に接続する場合、所定のアドレスにアクセスして、指定された会議用のIDとパスワードを入力すれば会議に入れるはずなのですが、不慣れな人はIDとパスワードを逆に入力してしまったり、大文字と小文字を区別せずに入力してしまったりします。
また、スマートフォンの場合には、あらかじめ決められたアプリをダウンロードしておく必要があるわけですが、これがうまくできない人も少なくありません。似た名称の違うアプリをインストールしてしまったり、そもそもアプリのダウンロード方法がわかなかったりするといったものが主な原因です。
A-②.スムーズに接続できるようにするには
Web会議の接続ができないケースをなくすためには、パソコンなどの操作に不慣れな人でも読めばすぐに分かる操作マニュアルを事前に作成して配布するのが有効です。
システム担当者にとっては当たり前のことでも、ユーザーにとってはそうではないケースもありますので、マニュアル作成にあたっては、不慣れな人の意見も取り入れるようにしましょう。
できれば視覚的に理解できるように、操作画面を適宜挿入するのがおすすめです。マニュアルだけでは不十分な場合には、一度ユーザーを集めて研修を行うのも良いでしょう。
わざわざ研修するほどでもないという場合には、Web会議を行う前にリハーサルを行って、参加者が実際に会議に入れるかを各自でチェックしてもらうというやり方もあります。
B.音声や動画がうまく視聴できない
二つ目の課題は、Web会議の音声や動画をうまく視聴できず、途中で止まってしまったり、タイムラグが生じるというものです。
B-①.音声や動画がうまく視聴できない原因
原因として考えられるのは、インターネットの接続環境が良くないというものです。
オフィスと異なり、個人が自宅で利用しているネットワークの中には通信速度があまり速くないものが少なくありません。
そういった環境でWeb会議に接続すると、音声や動画データがスムーズに送受信されずに停止したり、タイムラグが生じたりしてしまうのです。
加えて、接続環境に問題がなくても、障害物等で室内の特定の場所には無線LANがうまく届いていない場合もあり、それが原因で音声等がうまくやり取りできないこともあります。
B-②.クリアな音声等を実現するには
音声や動画をスムーズにやりとりできるようにするためには、通信環境の改善が不可欠です。
既存の無線LANのクオリティが不足しているようであれば、他の回線に変更するのがもっとも確実な改善策でしょう。
ただし、自宅から接続する場合には、簡単に環境を変えるのは難しいかもしれません。
そういう場合は、回線速度が無線LANよりも携帯の方が速いこともありますので、あえてWi-Fi接続をせずに携帯回線からWeb会議に入るというやり方もあります。
さらに、音声と比べて動画のデータは重くなりがちですので、必要がなければカメラをオフにして接続するというのも通話品質の向上に役立ちます。
データ量を減らすという点からは、自分が話していない時はミュートにするという習慣を徹底するというやり方もあります。
C.会議が途中で終了してしまう
三つ目の課題は、せっかく会議が盛り上がっていたにも関わらず、突然会議が終了してしまうといったものです。
C-①.会議が終了する原因
会議が途中で終了する原因として考えられるのは、あらかじめ主催者が設定していた終了時間を経過したというものです。
Web会議サービスの中には、システムの負荷を抑えるために、終了時間を設定してから会議を始める仕組みになっているものがあります。
その場合、主催者が想定していたよりも会議が長引いてしまうと、終了時間に達して強制終了される場合があるのです。
C-②.会議を終了させないために
会議が強制終了されないようにするためには、そもそも終了時間を入力せずに使用できるサービスを利用するか、あらかじめ終了時間を遅めの時間に設定しておくという対処法が考えられます。
それ以外に、前もって参加者に終了時間を伝えておくという方法もあり得ます。終了時間が決まっていると無駄な発言が少なくなるため、業務効率がアップするという効果も期待できるでしょう。
D.Web会議を使いこなそう
以上のとおり、Web会議では通常の会議では起こらないようなトラブルは珍しくありませんが、それらはいずれもちょっとした工夫次第で解決可能なものばかりです。
社内全員がスムーズにWeb会議を利用できるようになると、その分、労働生産性も向上しますので、ここで紹介した内容を参考にしつつ、Web会議を社内に浸透させてみてはいかがでしょうか。
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