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会議の進め方

Web会議は司会進行役がキーマン？司会進行役の重要性やコツ、注意点をご紹介

2020/9/28

Web会議は司会進行役がキーマン？司会進行役の重要性やコツ、注意点をご紹介

会議では司会進行役次第で会議の意義や議論のスムーズさなどが大きく変わることをご存知でしょうか。特にWeb会議では司会進行役が重要な役割を果たします。


この記事では、Web会議を行う上で司会がどのような意味を持つのか、司会進行をする上で何を押さえ、気を付ける必要があるのかを詳しく解説していきます。

目次

A.Web会議では発言しにくい

Web会議では対面で行う会議に比べて司会進行役の重要度が高く、優秀な人が担当するだけで議論がスムーズに進むようになることがあります。


司会がWeb会議において重要なのはWeb会議では誰が発言すべきか、発言をやめるべきかを判断するのが難しいからです。

通常の会議と違って互いの顔をはっきりと見ることができず、2、3人の会議であればビデオを通して様子を見ることができますが、人数が多くなると各自の様子を確認することが困難になるでしょう。


すると、全体に対して意見が求められたときに、周囲の様子を見て自分が今発言すべきかどうかを判断することは難しくなります。

B.Web会議が滞るケース

Web会議では一見すると全体に意見を聞いているように思えて、実際にはその問いに対して発言を求められている人は限られていることがよくあります。


その人が躊躇してしまったり、たまたま話を聞き逃してしまったりすると議論が滞ってしまうでしょう。

周囲の人たちとしては答えるべき人がどのようにして話を切り出そうかと悩んでいるのではないかと思い、ただ待っているだけになることもよくあります。

 

また、誰でも自由に意見を出して良いときでも、対面での会議なら上司の意見がなさそうかを確認してから部下が発言するということも多いのではないでしょうか。


Web会議では様子を探れないため、発言して良いものかわからず、結局意見を言わないまま会議が進んでしまうこともあります。

 

このように、周囲の様子がつかみにくいことから意見が言いにくいという課題を解決しなければWeb会議はスムーズに進行せず、実りのある内容にもなりません。


この課題解決に率先して取り組むことができるのが司会進行役です。

C.Web会議で司会が発言を促す方法

Web会議で司会進行役が適切な人に意見を出してもらって議論をスムーズに進めるためには工夫が必要です。

　C-1.話者を指名する

ただ、「何か意見はございますか」「この件について反対意見のある方はいらっしゃいますか」などと言っているだけでは時間が無為に過ぎていってしまいます。

次の発言者を司会進行役が具体的に指名することで会議が流れるように進んでいきます。


「本件について○○主任は進めていくべきとのご意見ですが、これに関して××さんはマーケティングの観点からどのように思われますか」などといった形で、発言を受けて次の話者にバトンタッチする流れを作るのが司会進行役の重要な役割です。

　C-2.チャット機能を使う

唐突に意見を求められてしまうと戸惑ってしまう人もいて、それが原因で議論が滞ることもあるでしょう。


その対策として、チャット機能を使うのも効果的です。次に発言をさせる人が決まった時点で、チャットでその人に意見を伺いたいという内容のメッセージを送っておくと心の準備をしてもらえます。


必ずチャットを送るようにしてしまうと自由な発言を妨げることになってしまいますが、意見を求める流れに唐突感があるときにはチャットを使うとスムーズに話が進みます。

D.Web会議の司会進行のコツ

このように、Web会議を円滑に進められるようにするためには議論の方向性や参加するメンバーについて司会進行役が熟知していることが大切です。


事前に誰がどのような意見を持っているか、何について情報を集めてきているかなどといったことを把握しておくのがコツです。


それによって次に誰に発言してもらうべきかがわかり、流れるような議論を展開させることができます。

司会進行をスムーズに行えるようにするためには相応の準備が必要です。

E.Web会議の司会進行の注意点

ただ、全てを司会進行役が取り仕切ってしまうと取りこぼしが起こる可能性があります。


司会進行役が指名してから発言するルールに限定すると、参加者は指名されない限り発言の機会を失ってしまうリスクがあるからです。


そのため、ルールとしてWeb会議アプリなどに搭載されている挙手の機能を併用して発言したいことを司会進行役に伝えられるようにすると良いでしょう。

 

また、毎回必ず次の発言者を指名せずに「どなたかご意見はございますか」と聞いて数秒待った後、「では、この点について○○さんの見解はいかがでしょうか」といった風にワンクッション置くのも効果的です。


このようにすることで、誰もが次の発言者として準備をしなければならないという気持ちを持ち、会議に集中してくれるようになることもあるでしょう。

F.司会進行が会議の流れを作ろう

Web会議を円滑に進められるようにしつつ、内容も充実させるためには司会進行役の立ち回りが重要になります。


意見を出すべきタイミングをつかみにくいという課題を解決するには、司会が会議の流れを作り、次の発言者を指名するのが効果的です。


適切な流れにするために、司会者は事前に会議の方向性や参加者の役割について把握しておくことが大切です。

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