サテライトオフィスは企業側にとっても従業員側にとってもメリットが多いです。
仕事ができる場所を増やすことで選択肢が広がり、より良い職場環境を作ることができます。
しかし、導入するにあたっては実際にどのような設備を揃えるべきなのか、迷っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこでここでは、サテライトオフィスに必要な設備についてご紹介いたします。
目次
A.オフィスを設置する場所や用途に応じて考えよう
サテライトオフィスに必要な設備は、そのオフィスがどのような場所に設置され、どのような用途となるのかを整理することでスムーズに考えることができます。
以下にサテライトオフィスの代表的な設置例・用途例とともに、それに応じた必要な設備を挙げていきます。
A-1.都市に設置する場合
都市型サテライトオフィスの用途例
サテライトオフィスを都市に設置する場合、外回りをしている営業が帰社しなくても仕事ができるというメリットがあります。
また、都市にあるからこそ本社と同じような機能を持たせることも可能です。
例えば、取引先と会議や商談をすることができれば便利でしょう。
サテライトオフィスがあることで会議をする場所の選択肢が増えて、取引先にとって行きやすい場所を選んでもらうことが可能になります。
必要な設備
サテライトオフィスで会議や商談をする場合は会議室が必要です。
少人数から大人数の会議にも対応できるように、大小さまざまなサイズを用意するのがベストです。
また、会議室に必要な設備として、ホワイトボードやモニターなども必要です。ホワイトボードやモニターの大きさは会議室の規模に合わせて選びますが、小さすぎると書き込む文字や映し出す資料が小さくなって見にくいので、できるだけ大きなものを選ぶと安心です。
さらに、防音対策を行うことも必須です。会議の内容が外に漏れることは避けなければいけませんし、外部からの音がうるさいと会議に集中できません。
部屋の中の音が漏れないようにするとともに、騒音が部屋の中に入らないようにしましょう。防音できる窓ガラスやドアなどを設置して対策を行うことをおすすめします。
A-2.郊外に設置する場合
郊外型サテライトオフィスの用途例
サテライトオフィスを郊外に設置する場合は通勤時間が短縮したり、育児との両立がしやすくなったりするメリットがあります。
本社に出勤しなくても本社と同じようなデスクワークができることで、社員のさまざまな負担を減らせるでしょう。
必要な設備
郊外型サテライトオフィスでは、通勤時間が短縮したり育児との両立がしやすくなったりした結果、仕事とプライベートの境目が不明確となり長時間労働が増えてしまうケースもあると言われています。
このような労務管理を徹底するためにも勤怠管理システムの導入や、設備とはやや異なりますが、労務に関するガイドラインをしっかりと定めておくことが必要となるでしょう。
また、場合によっては託児所やキッズスペースなどの設置を検討するとよいでしょう。
郊外に居住している社員は子育てをしているケースも多いので、託児所があれば子育てをしながらでも働きやすくなります。待機児童の対策にもなりますし、子育てによって仕事を諦めないといけないという社員の流出を防止することも可能です。
A-3.地方に設置する場合
地方型サテライトオフィスの用途例
サテライトオフィスを地方に設置する場合は、自然豊かな場所で仕事ができて気分転換がしやすいといったメリットがあります。
自然に触れることでストレス解消にもなるため、自由な発想が生まれやすいことも考えられます。
さらに、震災や豪雨などの自然災害が発生した時のリスク分散も可能です。地方で業務を行う場合は、テレビ電話を活用したWeb会議などを行うことができる環境が必須でしょう。
必要な設備
地方で業務を行う場合は、地方にいる社員と都市にいる社員が対面で話し合うことがあまりできません。
その結果すれ違いが起こったり、情報が正しく伝わらなかったりする可能性があるため、コミュニケーションツールの導入が必要です。
そうすることで社員同士の意思疎通が図りやすくなり、業務の効率化が期待できます。
また、災害時にサテライトオフィスに本社としての役割を持たせる場合は、セキュリティ面について特に注意が必要です。
情報漏洩することがないように、セキュリティ設備には力を入れることをおすすめします。
さらに、地方であれば業務に必要な資料や備品などがすぐに手に入らないことも考えられます。
そのため、場合によってはある程度の備品をストックしておく倉庫などの設備があると安心できるでしょう。都市よりも家賃が抑えられることが多い地方であるからこそ、広いスペースを活用することが可能です。
B.サテライトオフィスの設備を充実させよう
サテライトオフィスには、仕事をする上で必要な設備がたくさんあります。
いうまでもなく、集中できる環境や快適なインターネット回線を導入することは必要不可欠ですが、これら以外にも設置場所や用途に応じた多様な設備があるとより快適に仕事をすることができます。
従業員にとって必要な設備を充実させて、サテライトオフィスを活用しましょう。
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