働き方改革の実施やテレワークの導入により、業務スタイルに大きな変化が起きています。
会議のスタイルもそのひとつでしょう。従来の大人数でひとつの部屋に集まる会議ではなく、Web会議など各人が移動や拘束などの制約を受けにくいスタイルの会議が注目されています。
また、会議の時間や回数を減らすケースも少なくありません。働き方改革による業務時間の削減、効率化が推奨されている背景がひとつの要因でしょう。
さらにはWeb会議が主流となった結果、気が付けば会議の時間や回数が減っていたという方もいらっしゃるでしょう。
業務時間の削減や効率化などの目的を特に設けていなくとも、Web会議の導入が要因となって会議の機会が減ることも大いに考えられます。
会議の回数を減らすことで業務の効率化は期待できますが、一方でリスクも考えられます。
そこでここでは、質が高く有益な会議を行うために会議を減らす際に抑えておきたいポイントをご紹介いたします。
Ａ. 会議を減らすことが推奨される背景
まずは昨今、会議を減らすことが推奨されている背景について整理していきましょう。
大勢で集まって話し合うことが非効率と見なされる
重要な仕事を行う際の準備や、何らかの問題が発生した際の対処法を検討するなど、会議の目的は様々ですが、大勢で集まって何時間も話し合う行為は非効率的と批判されていたのも事実です。
特に働き方改革が推奨されるようになってからは、何人もの社員がひとつの部屋に集まって話し合う行為は時間の無駄という厳しい意見もあります。
テレワークやWeb会議の普及
昨今の情勢により、テレワークやWeb会議が爆発的に普及しています。
遠隔同士のやりとりはパソコンやスマホ、ネット環境さえあれば手軽に実施できますが、時間や議題、資料など、対面会議に比べて事前に用意・共有する事項が多い場合もあります。
このように、対面会議に比べて厳格に管理された結果、会議の時間や機会が減ったというケースもあるでしょう。
中にはWeb会議システムを使いこなせず、必要最低限のときのみ開催するようになり会議の機会が減った、という方もいらっしゃるのではないかと思います。
B.会議を減らすことによるリスク
昨今の情勢として会議の機会、時間は減少傾向にありますが、会議を減らすことでこれまでにはなかった問題が浮上している企業もあるのではないでしょうか。
下記に考えられるリスクをご紹介していきます。
会議外での相談が増えて業務時間が伸びる
会議が減ったとしても、その分話し合うべき議題が減るとは限りません。
会議を行わない代わりに、デスクなどで話し合う時間が増えてしまい、結果として業務時間が伸びてしまうことが考えられます。
各個人の裁量で判断する仕事内容の見直しなど、業務フローの改善も併せて行う必要があるでしょう。
本来は必要であったメンバーが参加できなくなる
会議の機会や時間を減らすために参加する人員を極力絞った結果、本来は必要であったはずのメンバーが不参加となってしまうケースも起こりうるでしょう。会議の質の低下が懸念されます。
参加メンバーの選定はしっかり行う、参加人数には極度な制限を設けず、発言できる人数を絞るなどの対策が挙げられます。
本来は必要であった議題が話し合われない
必要最低限の議題を持ち寄るあまり、本来は話し合う必要のあった議題までもが削られてしまう可能性が考えられます。
必要な話し合いが行われずに業務が進行してしまうなど、会議外にも影響が出てしまうこともあるでしょう。
議題の選定方法に一定の基準を設けることでリスクを低減できるでしょう。
情報の共有不足になる
事前共有、事後共有を増やすことで問題が発生することも考えられます。
例えば、会議の時間を減らすために事前に共有する事項を増やした結果、議題を把握しないまま参加する社員が増えて会議の質が下がる、などのケースが挙げられます。
また、会議の参加メンバーを絞ることで参加しなかったメンバーへ事後共有する機会が増え、共有されないまま業務が進んでしまうことなども起こりうるでしょう。
認識のすり合わせはあらゆる業務で重要となりますので、会議を減らしたからこそ、これまで以上に気を付ける必要があるでしょう。
C. 会議を減らすことで得られるメリット
会議を減らすことはリスクが多いと思われた方もいるかもしれませんが、取捨選択をしっかりと実行できれば多くのメリットを得ることができるのも事実です。
仕事の時間を確保できる
会議を減らせばその分だけ仕事の時間を確保できます。会議は仕事のための時間を削って行うものなので、回数が少ないほど会社全体にとってはプラスになります。
もちろん、重大な問題への対処や新しい仕事に取り掛かるための準備として会議を開くことは非常に重要ですが、それでも回数や時間ではなく中身にこだわらなければいけません。
むやみに時間をかけて何度も行うのではなく、重要なポイントに絞って取り組むことが質の高い会議を行うための条件です。
仕事全体の質の向上が期待できる
会議を減らすためには、会議の中身を絞ることが必要となります。単に絞るだけではなく、いかに重要なポイントに絞るかが重要となります。
無駄を排除して必要な部分だけを残す作業は仕事にも活かすことができるので、仕事の質を向上させるのに適した訓練と言えるでしょう。
会議を減らすことで、社員が持つ仕事への意気込みをより良いものにする効果が期待できます。
D. 話し合いの質の向上が会議を減らす最大のメリット
働き方改革によるワークスタイルの変化は会議のあり方にも大きな影響をもたらしています。
大勢の人が集まって話し合う従来のスタイルは過去のものになったと言えますが、その一方で急激な変化によるリスクの発生も無視できません。
単に回数や時間を減らすのではなく、会議の質を高めてより良い結果を出すことが会社全体のメリットに繋がると言えるでしょう。
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