会議の進め方

苦手を克服！会議で積極的に発言できる人になるために

2021/3/19

「会議で発言するのは苦手！！」という人は多いのではないでしょうか。会議に参加したものの、発言するのが苦手で、一言も意見が言えないまま、終わってしまったという経験はないですか。会議では、積極的に発言した人が目立ち、次々に責任感のある仕事を任されていきます。せっかく頭では色々と考えているのに、言葉にしないと損です。今回は、積極的に発言することが苦手な人に向けて、自己発信が出来るようになるコツをご紹介いたします。

1. 会議の種類と発言の目的を考える
2. 発言するのが苦手と思ってしまう原因は？
3. 積極的に発言できる人の心構え
4. 積極的な発言をする前に注意すべきこと
5. まとめ

会議の種類と発言の目的を考える

会議における発言の目的は大きく分けて、「コミュニケーション」「意見の集約」「意思伝達」の3つあります。

1⃣コミュニケーションが目的の会議

新しいプロジェクトなどの会議の場合は、顔や名前、人柄をみんなで共有することが目的のため、コミュニケーションが大事になります。自分自身の情報をわかりやすく、相手に伝わるように、会議前に自己紹介の練習をするのも良いでしょう。伝えたいこと、みんなに知っていてほしいことをメモに書いておくと、不安感がなくなり、自信を持って話始めることができます。自己紹介は第一印象を決める最も大切な場です。今後の仕事にも影響が出るかもしれません。入念にリハーサルを行い、積極的に取り組みましょう。

2⃣意見の集約が目的の会議

意見を集約したい会議では、さまざまな立場の意見が求められます。上司や他部署の社員など、普段接点がない人達が参加する場で、意見を求められると委縮してしまいます。しかし、意見の集約…つまりどんな意見でも良いのでたくさんの意見を集約したいのです。気づいた点はどんどん発言していきましょう。ただし、自分よがりな意見だと反論もされやすくなります。参加者を納得させるためにも、明確な根拠を提示して自分の意見を補強しましょう。「〇〇の調べによりますと…」などと数値やデータを意見に組み込むと説得力が増します。

3⃣意見伝達が目的の会議

上司やプロジェクトリーダーが参加者へ意思伝達する会議では、発言者の意見をしっかり聞くことが最も大事です。すべての話が終わった後で、「何か質問はないですか？」とよく聞かれることがあります。わからなかった部分や不明点については積極的に質問しましょう。ただし、相手の発言を否定している印象を与えないように、言葉を選んで発言する必要があります。

発言するのが苦手と思ってしまう原因は？

1　「間違った発言をしてしまうのではないか」と不安になる

普段の生活の中で家族や友達とはうまく話せるのに、会社の会議やプレゼンだとうまく話せない…それは「会議の参加者との信頼度の違い」に理由があります。当然、会議はテーマも雰囲気も違いますが、話すという点では変わりありません。信頼度を上げるために、会議の参加者とあらかじめ接点を持っておくと良いです。参加者全員と接点を持つのは難しいかもしれませんが、会議の進行をする人などと日頃からコミュニケ―ジョンを取っておくと、それだけで緊張が和らぎ、発言もしやすくなります。

２　そもそも何にも浮かばない…

会議では急に意見を求められる時もあります。自分の考えがまとまっていない中で、発言し始めるのはとても難しいことです。考えている間に次の議題に進んでしまうこともあります。このような状況に陥ってしまう人は、事前に会議の内容を予習し、ひとり会議を行い、シミュレーションしておくと良いでしょう。会議の目的を把握しておいて、自分の考えをイメージしておくだけで、スムーズに発言へと繋がります。

頭の中では考えがまとまっていても、発言しようとすると言葉にまとまらない人は、自分の考えをイメージするだけでなく、メモに書き出しておくと良いでしょう。考えを見える化しておくと、言葉にまとめやすく、きちんとした文章で発言できます。

積極的に発言できる人の心構え

1⃣意見に間違いはない

発言や意見に正解や間違いなんてありません。とくに他の人が良い提案を出したとき、周囲が盛り上がっているときに「自分も良い意見を言わなければならない」「他の人と同じレベルの提案をしなければならない」などと弱気がちに消極的になってしまいますが、会議の場は課題点やゴールの共有、情報交換を行う場です。そもそも正解があるのであれば、会議なんて必要ないのです。

自分の発言に反論されたとしても、その発言により1つのやり取りが生まれ、より良い結論を得るための1つの要素になったと前向きに捉えましょう。

間違った意見だとしても、何の発言をしない人よりも、「そういった考えをする人もいる」という有益な意見（情報）を与えたことになります。

「間違いなどない」というポジティブな気持ちで怖がらずに発言しましょう。

2⃣意見は違うことが当たり前

積極的に発言できない人は「意見が否定されたらどうしよう」と不安になるからです。食べ物の好みが違うように『考え』だって人それぞれ違います。たまに、どんな意見でも否定する人がいますが、そういった方の意見は会議をより良い方向に導くことができません。違う意見を思い切って発言できる人、意見を柔軟に吸収できる人が、結果的に会議で信用される存在になっていくのです。

3⃣周りは自分の味方だと考える

上司やクライアントがいると、どうしても緊張してしまい、堂々と話が出来なくなってしまいます。そんな時は「会議に参加している人たちはみんな味方」だと思い込みましょう。自分の味方だと思っている人に対して話すと、余裕が生まれ、言葉に力を持たせてくれます。いいスピーチができるように、イメージトレーニングを重ねましょう。

積極的な発言をする前に注意すべきこと

ここまで発言するのに正解はない！どんどん発言していきましょうとお伝えしてきましたが、発言するときに注意すべきこともあります。

それは、会議で自分の意見を発言する前に、会社や会議の参加者の中での自分の立場を理解しておくことです。一般的に、会議では1つの議題に対して、それぞれの役職や分野に応じた意見が求められることが多いです。自分の役職や分野以外の意見を発言してしまうと、ほかの参加者を不快にさせてしまうかもしれません。発言するときには、自分の立場や分野に関連した内容を選択するのが良いかもしれません。

まとめ

社内で行われる会議もあれば、さまざまな人たちを集めて行う大規模なプレゼン会議もあり、『発言力』が必要となってきます。そんな大切な会議に参加した時、積極的に自分の意見を発言できれば、その会議をきっかけにキャリアアップに繋がるかもしれません。

会議は「参加者全員で納得できる結論を出すこと」であり、発言することはその手段にすぎません。しかし、たくさん発言するだけが良いとも限りません。自分の意見ばっかり発言していては、逆に参加者に不快感を与えてしまいます。適切なタイミングで発言出来れば良いのです。

会議で発言することは緊張するかもしれませんが、事前準備を行い、『発言する』というハードルを下げて、積極的に発言してみてはいかがでしょうか。

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