会議の進め方

テレワーク時に　Web会議のコツをご紹介！

2021/3/22

働き方改革やコロナウイルス感染症拡大の影響もあり、テレワークを行う企業も増えてきました。テレワークなどを初めて行った方も多い中で、同時に、WEB会議も初めて行ったという人もいるのではないでしょうか。
そんな方たちに知ってほしいのが、WEB会議には、日常的に行ってきた対面でのミーティングとはまた違った特有の注意点があるということです。
この記事では、テレワーク、WEB会議初心者の方に向けて、WEB会議前に必要な準備や、WEB会議をスムーズに進めるためのコツなどを解説していきます。
テレワークの生産性を上げることが出来るような、WEB会議のポイントを説明していきます。

1. WEB会議のコツ
2. WEB会議準備のポイント
3. WEB会議で押さえておきたい注意点
4. 最後に

WEB会議のコツ

パソコンは業務で良く使うため、作業自体には慣れているという方は多いと思います。ですが相手とリモートで行うWEB会議では、なかなか対面とは違い、上手くいかないこともあるのではないでしょうか？
WEB会議独特の、準備することや会議中に押さえておきたいポイントを知っておかないと、「開始時間になってもログインがなかなかできず参加できない」「意思疎通がうまくいかず、伝達漏れなどのミスが発生する」等のトラブルにつながることもあるかもしれません。オンラインでも、対面と同じようなコミュニケーションをとるためには、WEBツールの使い方はもちろんのこと、基本的な操作以外にも様々なコツがあります。

WEB会議準備のポイント

WEB会議を行うことが決定したら、準備をしていきましょう。
ですが準備と言っても、対面と同じような準備だけでは、WEB会議では不十分です。
WEB会議で重要となる準備のポイントを、いくつか解説していきます。

①使用する会議システムの使い方を知っておく

ZoomやSkype、ハングアウト Meetなど、WEB会議ができる会議システムは多数あり、新しいシステムも増えています。
まずは、WEB会議で使用するこれら会議システムの使い方を知っておきましょう。
WEB会議が初めてという方は、大半が会議システムを初めて使用する方だと思います。
初めて使用する場合は、会議が始まる直前にログインすることは避けましょう。直前に操作を始めてしまうと、ログインがうまくできないや、マイクが正常に機能しないなどトラブルが発生した場合に、会議に遅れてしまう可能性があります。会議を始める前から、事前に操作方法を確認しておくと安心して会議をすることが出来るでしょう。
準備する内容としては、マイクのオンオフ方法の確認や、資料を見せながら作業する場合の、画面共有の操作などです。

②会議の終了時間を決めておく

WEB会議を効率的に行うために、終了時間を決めておくことが有効です。
参加者それぞれが一緒の環境におらず、自宅やレンタルオフィスで行うWEB会議は集中力が続きにくいもの。そのため、ダラダラと行うのではなく、30~45分程度と決めて行うのが理想です。
終了時間だけ決めるのも良いですが、お題1つ1つに目標時間を設定してもいいでしょう。
Zoomは、無料会員だと40分で会議が強制終了となるので、利用してみても良いかもしれません。

③WEB会議のセキュリティ対策

WEB会議を行うことで必須なのがセキュリティ対策です。
会議を行う共有ルームに部外者が入ってくるのを避けるため、URLは参加者のみに連絡し、できるだけパスワードを設定するようにしましょう。
中には端末やIPアドレスを制限することで参加者を指定することも可能なものもあります。
また、同じ共有ルームを使いまわすのではなく、たとえ参加者が同じでも、会議ごとに新しいルームを作成することも、セキュリティ対策として有効です。

④参加者各自のWEB会議をする場所を指定しておく

WEB会議を行うことで必須なのがセキュリティ対策です。
WEB会議の生産性を上げるために、参加者は適切に選びましょう。
WEB会議は参加者全員を一つの部屋に集める必要がないため、少しでも関係がある人を全員呼びがちになります。ですが、参加者が多すぎてしまうと、未発表の情報を共有しづらくなるなど、会議の内容が制限されることもあるため注意が必要です。
また、上記に加えて、参加者が適切な場所でＷＥＢ会議を参加するよう徹底することも重要です。参加者の中には、自宅以外の方がはかどるからや、営業の合間に会議に参加するという方もいるかもしれません。カフェなど公共の場所でのＷＥＢ会議は、画面ののぞき見やスピーカー音声などから情報漏洩の危険があったり、店内がにぎわっていると雑音が入って発言者の声が聞こえにくいなどのトラブルが発生する危険性もありますので、周りに人がいない自室や、個室を利用できるレンタルオフィスで行うように連絡しましょう。

⑤WEB会議の議題や資料の準備を念入りに

会議を進めるファシリテーターや司会者などは、事前に議題などを打合せしておきましょう。WEB会議は、対面の会議よりも、参加者の会議設定や画面共有のセッティングなどで会議の内容外の時間が増えます。
参加者の集中力をできるだけ切らすことなく、効率的に会議を行う為にも、議題の整理は必須です。また、画面共有等で資料を参加者に共有する必要がある場合は、画面を切り替えた時に直ぐ出せるように事前にPC上で開いて準備しておくと良いでしょう。
この時、参加者に見られてはいけない資料や、不要なウィンドウは閉じましょう。

⑥会議前に周りの環境を確認する

会議が始まる前に、会議を行う周りの環境が会議に適しているか確認しましょう。
家の付近で工事など、音声を聞き取りにくくしてしまう騒音が発生する可能性がないかなど。
また、ビデオに映る際の背景にも注意しておきましょう。会議が始まる前に一度映り方を確認して、見られたくないものは映らないようにしておきます。どうしても移動が難しい場合はバーチャル背景を設定するのもおすすめです。

⑦服装にも気を配る

テレワークでは会社に出勤する必要がないため、服装がいつもより緩みがちになりやすいです。そんなテレワーク中のWEB会議でも、服装には最低限のマナーを守って参加しましょう。
できるだけ出勤時に近い服装にし、参加者に不快感を与えない身だしなみにしましょう。例えばですが、営業職など、普段スーツを着る職場の場合は、たとえ社内の人との打ち合わせでも、襟付きシャツを選ぶなどしておくと良いです。

WEB会議で押さえておきたい注意点

対面ではないからこそ気を付けなければならないことが、WEB会議にはいくつかあります。充実したWEB会議を行うために、押さえておきたいポイントを解説します。

①WEB会議に全員が参加しているか確認する

WEB会議では、対面よりも会議に参加できていない人に気づきにくいため、会議が始まったら、必ず参加者が全員揃っているか確認しましょう。
また、ビデオに映っていたとしても、マイクがオフになっていないか、接続に安定性はあるかなど、事前に確認できるようにしておきましょう。

②発言するときは自分の名前を名乗ってから

WEB会議は画面と音声のみで状況を把握するため、資料に目を通していた方が発言者の変更に気づかないこともしばしば。
参加者が多い時などは特に、発言前に名前を名乗ったり、手を上げたりと、発言者が分かりやすいよう工夫しましょう。
また、特定の人に回答をしてもらいたい時は、誰に対してなのかを発言前に明確にしてから、コミュニケーションをとるとより伝わりやすくなります。

③相槌は無くても大丈夫

WEB会議など、オンライン上では対面で話すよりも対話のタイミングが掴みづらいことがほとんど。
そんなWEB会議だからこそ、相手の発言を妨げないよう、相槌などはムリに行う必要はありません。ですが発言者の中には、相槌が無いことで不安に思う方もいるかもしれません。そのばあいは、うなづいたり、ハンドサインをしたりと、リアクションなどを使用し、相槌をうつのも一つの手です。

④相手の話を聞き出せるよう工夫する

WEB会議では、相手が発言しやすい環境を作ることが大切です。
マイクがミュート状態だったのを解除した方に発言を促したり、ファシリテーターの方があまり発言のない人に意見を聞いてみたりと、話を聞き出せるよう働きかけましょう。
会議では、1つの拠点に複数人が集まっていることもあり、その拠点内で話が盛り上がってしまうことも多々あります。
一つの拠点だけで話を進めず、全体に発言できるように促しましょう。

⑤できるだけビデオはオンにして参加する

WEB会議は、画面を移さず音声だけでも参加は可能ですが、音声だけでは、相手の表情や会話のタイミングを把握することは難しいです。
そのため、できるだけ画面はONにして、参加しましょう。
画面をONにすることで、タイミングが取りやすくなるだけでなく、テレワークなどで会う機会が減ったチームとの仲間意識を保つ効果もあります。
どうしても事情があり、画面での参加が難しい場合は、最初だけ画面で参加し、一度断ってから画面をOFFにしましょう。

⑥ホワイトボードツールなどを使用してみよう

アイデアを出しあったり、ディスカッションをする会議などの場合は、WEB会議ツールのホワイトボード機能を使ったり、書記係のPCのメモ帳を画面共有するなどして、議論の進行状況をリアルタイムで確認しながら進めると効率よく行えます。

最後に

年々増えているWEB会議ですが、対面よりもよりコミュニケーションが重要になってきます。スムーズにWEB会議を進行することで、リモートで働くチームの一体感を高めることが可能です。
WEB会議を効率的に行えることで、テレワークの生産性を上げることもできます。
この機会にWEB会議のポイントを押さえて、有意義なテレワークにしていきましょう！