活用事例

オフサイトミーティングとは？

2021/4/20

目的を話し合うためのミーティングや会議ですが、目的を明確にしなかったり、進行方法を間違えればせっかくの会議がダラダラとしたものになってしまい、無駄な時間になってしまうことも…
近年、働き方が変わりつつあることから、業務効率化をはかる会議が推奨されています。
その中でも、最近注目を集めている会議手法が「オフサイトミーティング」です。
ここでは、そんな注目を集めているオフサイトミーティングを価値あるものにするための進め方や、目的などを詳しく解説していきます

1. オフサイトミーティングとは
2. 通常の会議との違いとは
3. オフサイトミーティングのメリット・デメリット
4. 最後に

オフサイトミーティングとは

始めに、オフサイトミーティングについて解説していきましょう。
オフサイトミーティングとは、「離れた場所」を意味するオフサイト（off-site）が使用されていることから分かるように、社外の会議室など、職場から離れた場所で行うミーティングのことです。
会議の開催場所を変えることで社内のメンバーであっても新たな発想が生まれやすいなどの効果が期待できるため、欧米ではよくオフサイトミーティングが取り入れられています。

また、日本語のオフサイトミーティングは、株式会社スコラ・コンサルトという会社の登録商標となており、言葉の意味も、「従来の張り詰めた会議の雰囲気ではなく、気楽な気持ちでまじめに会議をする」といった日本企業に最適化する形で再定義されています。社内ではなく社外で会議を行うことで、従来の会議の問題分析、解決の為の話し合いを主な目的にするのではなく、社外に出ると同時に各自の役職からも一旦離れ、率直な感想や意見を出しあいながらじっくり話し合い、よりチームワークを強化させることが可能となります。

そのため、オフサイトミーティングを開催する場所は周囲を気にせず話し合えるような場所かつ、リラックスできる環境で行うのが良いでしょう。
社内ではないからと言って、堅苦しい雰囲気の会議室で行うのではなく、肩ひじ張らないような、落ち着ける場所を想像して探してみてはいかがでしょうか。

通常の会議との違いとは

では、オフサイトミーティングは通常の会議と具体的にどう違うのでしょうか？

まず大きな違いとしては「目的」です。オフサイトミーティングの目的は通常の会議と大きく異なり、「協力的に問題を解決するため、コミュニケーションを深める」ことです。

通常の会議の目的は「問題を分析する」「問題解決のための方法を模索する」ことなどが一般的で、進行方法も予め用意された議題をスピーディーに無駄なく進行することが求められます。
議論も、制限時間がある場合がほとんどのため、余計なことは話さず、論理的に話し、迅速に結果を出すことが多いです。

場所も社内の会議室などで行われることがほとんどなうえ、役職に応じて発言する必要があるため、新入社員など若手のものは特に発言したいこと、思ったことがあっても顔色をうかがってしまい発言できないまま終わるなども多いかもしれません。
そのため、あまり新しいアイデアや案が浮かびにくくなる傾向にあり、効率は良くても生産性がさほど高くない会議になってしまうケースも。

一方、先ほども少し記述した通り、オフサイトミーティングは「コミュニケーションを深める」ことが目的に含まれているため、役職などは一旦関係なく、個人として話し合いながら各々の理解を深め、意見を共有することで、チーム全体としての能力向上を図ります。
そのため、オフサイトミーティングでは参加者が素直に思っていることを発言する必要があります。コミュニケーションを深めるためには発言が必須ですので、単に場所を変えたからといって通常の会議のような進行をしていてはオフサイトミーティングとは言えないでしょう。
感じたことや思ったことを気軽に隠さず素直に発言できる会議であることが、意味があるオフサイトミーティングたりえるのです。

オフサイトミーティングのメリット・デメリット

メリット1　チームの結束力が向上する

通常の会議と異なり、役職を取り払って率直に意見を話し合うオフサイトミーティングは、立場の違いから普段あまり聞くことが出来ない本音や意見を聞くことが出来るため、参加者同士の理解を深めることに繋がります。
理解が深めることが出来る結果、チーム全体の連携や協力体制がより良いものとなります。
作業の内容が協力を必要とするものであった場合、作業効率の向上にも繋がります。

メリット2　話し合いに集中しやすい

社内の人間で、社内の人間だけで行うミーティングなどでは、会議の途中に電話や来訪があった場合「社内ミーティングだから」と誰かが担当し、その間会議が中断してしまうことが度々あるかもしれません。
しかし、仕方がないことだとしても、度々会議が中断されれば、集中しながら落ち着いて話すことも難しくなってしまい、質が低下してしまうでしょう。
オフィスを離れて実施するオフサイトミーティングでは電話対応などの中断が入ることもなく、全員が集中して会議することが出来ます。

メリット3　新しい発想が出やすい

環境を変え、役職を取り払って率直な意見を出しあうオフサイトミーティングでは、様々な年齢層の意見が出ることに加え、人間は新しい環境に身を置いたとき、集中力が向上し発想力が豊かになります。
そのため、普段の会議では見落としがちな点に気がついたり、そこから新しい意見が生まれたりすることが多いです。

デメメリット1　施設利用費などがかかる

社内の会議室であれば、会議室が空いていればいつでも何度も会議をすることが可能です。
社内で行うものなので、施設利用費用などはもちろんかかりません。
しかし社外で会議をすることを前提としたオフサイトミーティングでは、ホテルのレンタル部屋や貸し会議室、レンタルスペースなど、会場を借りる必要があるため、費用がかかってしまいます。
また、気分を変えることも大事であるため、会場を会社から離れた場所でオフサイトミーティングを行う場合は、施設利用費に加えて交通費もかかるため、開催する費用が割増になることも、押さえておかなければならないでしょう。
また、施設利用時間が延長するたびに料金もかさむため、時間に追われることもあるかもしれません。

デメメリット2　参加者の業務調整を行う必要がある

通常の会議よりも、移動や準備に時間を割く必要があるため、社内ミーティングよりも多く時間を見積もる必要があります。
社内での会議であれば、タスク終了予定時刻がミーティング開始5分前であったとしても十分に間に合うかもしれませんが、社外でミーティングをするとなれば5分では決して間に合いません。
そのため、オフサイトミーティングを行う予定の直前や直後に予定を組むのは厳しいでしょう。
また、予め施設を予約する必要があるため、急なスケジュール変更に対応しにくいです。オフサイトミーティングは、社内ミーティングよりも、タスク調整に注力する必要があります。

デメメリット3　場所を変えただけで内容自体に変化がない場合もある

普段とは違う会議室で行うことで、集中力が高まり発想力が豊かになり、新たな発想が生まれやすくなると先ほど記述しましたが、場所を変えて目新しくするがオフサイトミーティングの目的とならないように注意しましょう。
場所を変えたとて、会議の進行方法や議題を普段と同じにしていたら「役職関係なく素直な意見を出しあい、協力体制を深める」というオフサイトミーティングの利点が生きません。
せっかく行うのであれば、目的を間違わず、効果的なものになるよう、意識しましょう。

最後に

いかがでしょうか。
普段の会議とは違い、コミュニケーションを深めることを意識するオフサイトミーティングは、協力が必要なタスクの作業効率アップなどの利点もありますが、それだけでなく、人間関係が良くなることで会議や仕事以外にも、働きやすさも向上するきっかけとなるでしょう。
また、オフサイトミーティングの方法もしっかり意識したうえで、場所を変更しただけなどのミスしないよう、意識していきましょう。