会議の進め方

workshopの進め方。失敗しない3つのポイント！

2021/5/18

「workshopを開催したいけど、初めてなので失敗しないかな…」
特にオンラインで行うシーンも増え、企業としてもどのような進め方をするのが良いのか不安や迷いもあるのではないでしょうか。
こんな悩みを抱えている主催者の方は、セミナーや研修ではなく、楽しく学べると人気の「ワークショップ」を開催してみてはいかがでしょうか？
ここでは、ワークショップの失敗しない進め方を徹底解説！はじめてのワークショップ開催でもスムーズに進行できる3つもポイントをご紹介します。

1. 失敗するワークショップとは？
2. ワークショップのゴール設計を明確に
3. グラウンドルールの共有
4. フィードバックや全体シェアの時間を作る

失敗するワークショップとは？

ワークショップで失敗する最も大きな原因は、そもそも達成したいゴール (目的) と手段 (ワークショップ) が合致していないということがあるでしょう。
具体的には、目標がはっきりしていなかったり、参加者が活動自体に意味を感じず、何も達成できていないような気がしたりなど。多くの場合、適切なファシリテーターが不在であることが原因だったりもする。

失敗するワークショップになってしまう主な要因

1.ゴールが明確でない

テーマや開催意図があやふやであったり、ワークショップ冒頭部で目標の打ち込みを十分に行えなかった場合、机とふせんに向かっているだけに思える時間には意味を見い出しにくいのではないでしょうか。ただ説明を聞くだけではなくいろいろな意見を出し合いながらの共同作業は、達成感を味わったり理解力が深まることにもつながります。

2.参加者が能動的に参加できるコンテンツがない

一般的なセミナーや研修といえば受講者が講師の話をただひたすら受け身で聞くスタイルになっていますが、ワークショップは単に受動的に聞くのではなく、実際に自らが参加して体験することができる学習の場といえます。

3.グラウンドルールが共有出来ていない

ワークショップは参加型の学習・研修会です。そのため、どんどん意見を出し合うのが理想的ですが、中には思ったことをすぐに発言するのが難しい人もいるでしょう。参加者が緊張していたり、人の発言を否定してしまっては、闊達な意見交換が出来なくなるでしょう。

4.インターバルによる目標の再確認

インターバルをあけるアクションラーニング型では、2回目の研修冒頭で、参加者はわかっているはずだろう、研修目的とスケジュールの確認、1回目の振り返りが出来てない為、1回目の研修内容は、参加者の頭から綺麗さっぱりぬけてしまいモヤモヤしたままワークショップが進んでしまう場合もあるでしょう。
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5.ワークショップ終了時の振り返りがない

ワークショッ終了時、受講生の振り返りを十分な深度まで行えなかった場合、結局、受講生から「いろいろ学んだのですが、結局、どう活かしていけばよいかわからない」など、学んだことを十分整理する時間がなかった。

などが挙げられます。

ワークショップをやる目的でワークショップを開催する、手段の目的化が起きているケースもありますのでやってみる前に一度目的の設定や進め方など、企画段階をしっかりと詰めることが大切です。では、ここからは実際に失敗しないワークショップを進める際の3つのポイントをチェックしていきましょう。

ワークショップのゴール設計を明確に

まず、ワークショップ開催するに辺り、どのようなゴールを設計し、そのゴールを達成する為にどのようなコンテンツにするのか？が必要です。

ワークショップの目的には2つの考えかたがあります。
・ワークショップのゴールとしてどんなアウトプットを必要としているのか。
・ワークショップという手法を用いるのか。

ワークショップのゴールとしてどんな成果を必要としているのか。
最初にワークショップの最終ゴールがきれいに定められていない場合、どのようなコンテンツにすべきか漠然としすぎて期待する成果の逆算ができません。
ゴールが決まっていれば、何をすれば達成できるか判断しやすいですよね。そのため「カリキュラム内に必要なもの」「これは省いても良いかも」なども明確になります。

ワークショップの開催では、ゴールを明確にすることで「当ワークショップに参加すると、○○がマスターできます！」とゴールが可視化できるので、集客効果も期待できます。

その為には、ワークショップの準備を万全にしておくことが重要です。
収容人数やアクセスのよい会場選びに始まり、集客や営業・会場設営・必要なものの手配・講師の確保など…や事前の十分な計画が必要です。優先準備をつけて、ひとつひとつ片付けていくように心掛けましょう。

グラウンドルールの共有

ワークショップの空間は、自分自身が感じたことを素直に表現することができたり、ふだんは胸にしまっていてなかなか外に出せないことなども、気兼ねなく持ち出せる場となることが大切です。だから「ワークショップの場で話したことが他の人に伝わってしまうかもしれない」とか「こんなこと言ったらバカにされるかもしれない」といった不安は、なるべく早いうちに参加者の頭の中から取り除いておいてしまいたいのです。
「それはちょっと違うのでは？」と感じる意見やアイデアがあるかもしれませんが、いきなり批判や否定をしてしまっては、新たな発言が今後出なくなる可能性もあります。どのような意見も、まずは一旦聞き入れるというルールを、参加者には事前に説明しておくとよいでしょう。

そこで、ワークショップ研修の冒頭で、
・この場で話されたことはこの場限りのものとして扱うこと
・共有された情報を人を攻撃するための材料にしないこと

などを共通のルール＝グラウンドルールとするようお願いしています。

グラウンドルールを伝えていない場合も、受講者が講師の話をただひたすら受け身で聞くスタイルになって堅苦しい雰囲気になるでしょう。ではなく複数人でコミュニケーションを取りながら学習ができるということ。また参加者同士だけではなく、主催者側とコミュニケーションを取ることができるのも、ワークショップのよい点といえるかもしれません。能動的な参加をしてもらう為にグラウンドルールの存在は、安心して意見を出せる場作りを進めていくうえで欠かせないものです。

また、部屋の大きさや机のレイアウトにも、ちょっとした工夫が必要です。
部屋の大きさについては、部屋が狭いと圧迫感を感じて集中ができません。逆に参加人数に対して部屋が広すぎるのも落ち着きません。
机のレイアウトについては、ワークショップを複数人のグループに分けておこなう場合、議論しやすいように対面式やアイランド形式に配置するのがおすすめです。

会議室やレンタルスペースを選ぶ際には、机のレイアウトを想定して収容人数に余裕のある会議室を選ぶことも重要です。ワークショップを充実したものにするには、このように周囲の環境や開催する部屋についても気を配ることが大切。参加者の緊張をほぐすため、軽食やスイーツなどを用意するのもひとつですね。

フィードバックや全体シェアの時間を作る

ワークショップでは、議論の時間に制約があるので、出された意見をとりあえずまとめるまでで終わることがありますが、ほんとうはそれから本質的な議論が始まるといえます。
ワークショップでは各々で様々な気づきや意識の転換などが生まれます。それらを個人の体験・気づきとして留めるのではなく、場に出していただくことから、相互の発見を生み出し学びを深めていくことがとても重要です。
充分なフィードバックや全体シェアの時間を作るためには、ゆとりあるプログラムを組めるよう工夫する必要があります。

そのため各ワークの終了時や、ワークショップ全体が完了する際には、全体シェアの時間を意識して用意しています。自分が感じたこと、発見したことが他者に与える刺激は大きく、素直な気持ちの共有から参加者の心の中に予期せぬ波が起こったり、発言してくださった方への見方が転換したりします。

workshopの進め方。失敗しない3つのポイントについてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。この記事を参考に、有意義なワークショップを開催しましょう。