会議の進め方

最新議事録自動作成ツール！無料版やセキュリティを強化したものまで徹底比較！

2021/5/20

長時間の会議になればなるほど、誰しもが悩む議事録の作成。
しかし最新技術を使えば、会議中メモに必死になり内容を聞き逃したり、会議後も議事録作成に時間を取られてメインの業務が進まないという問題も一気に解決！
今回は最新の議事録自動作成ツールの導入メリットやおすすめサービスをご紹介いたします。

1. 自動の議事録作成ツールとは？音声AIを活用しよう！
2. 議事録作成ツールの種類と導入メリット
3. 最新おすすめ！有料・無料議事録作成ツール
4. 最後に

自動の議事録作成ツールとは？音声AIを活用しよう！

議事録とは、会議の中で決まったことや発言の内容についてまとめた記録のことです。あとで会議内容を見返したり、不参加者に内容を共有したりする際に役立ちます。
しかし、長時間の会議になればなるほど、議事録を作成するにあたり担当者に多大な負担をかけてしまっていることも否めません。
まずは、議事録を作成するにあたって生じる負担を把握しましょう。

【事前準備】

議事録を作成するにあたって、まずは入念な事前準備が必要です。会議の議題や進行、出席者などを把握しておかない会議の流れを追い切れなくなる恐れがあります。
会議資料にも事前に目を通しておき、参加者の発言と資料の食い違いなどを訂正する作業も求められるなど、全体を把握するための準備時間がほかの参加者以上に必然的に多くなるのです。

【メモの負担】

会議が始まると、重要な発言の見極め、誰がいつどのような発言をしたかを、議事録を作成するためにメモをしておく必要があります。
そちらに気を取られ、会議の全体内容を把握しきれなくなることもしばしば。。
議事録に空白が生まれないように、常に会話に耳を傾けていなくてはならないのも、負担を大きくさせてしまう要因です。

【議事録を整える負担】

会議が終わった後も、議事録作成の仕事はまだまだこれから。
会議中に取ったメモを元に、発言者と発言内容を整理し、誰が見てもわかる形に書き起こす作業を行わなくてはなりません。
さらに、発言者の発言が資料と一致しているか、数字や用語に関しては逐一合っているかをチェック・修正する作業が伴います。
会議時間が長いほどに議事録を整える負荷は大きく、会議の規模によっては議事録が完成するまでに数日かかってしまう場合もあります。
会議当初の温度感も薄れてしまい、議事録を完成させることがゴールになってしまっては本末転倒といえるでしょう。

多かれ少なかれ、上記のような負担が付きまとう議事録。
特に近年のテレワーク需要に伴い、議事録の完成度次第で仕事の進みが大幅に変わることも考えられます。
そこで活用したいのが、自動議事録作成ツール！
複数人が同時に編集できるテキストや、コメント機能付きのもの、中には作成した議事録を日付順に管理できるものなど、議事録作成に特化した目からうろこのツールも存在し、議事録作成者の負担を軽減するためにもぜひご検討ください！

議事録作成ツールの種類と導入メリット

議事録作成の負担を大きく減らすには、自動作成が一番！
様々なツールやサービスが提供されていますが、せっかくなので自分に合った機能を見極めて最大限有効活用したいですよね。
ここからは、議事録自動作成ツール・サービスは具体的にどのような種類があり、どのような特徴があるのかご紹介します。

【AIの音声認識機能】

AIの音声認識機能はずいぶん昔から研究されておりWindows95のスピーチツールにも組み込まれていましたが、当時の精度はそこまで高くありませんでした。
現在はSiriやスマートスピーカーなど、AIの発達により音声認識の精度が格段に上がりました。
議事録自動作成ツールも同様に精度の高いAIが利用され、発言者の言葉をそのまま文字にできるほどの高い精度を誇っています。

【AI学習が可能】

AIはデータの蓄積によって学習し、精度を上げていきます。
例えば、会話の中の相づちや、「えっと～」「あー……」など議事録にはす必要のない音声を自動で不要と判断し、テキスト化しないまでに進化しているのです。
さらには、社内会議でよく使う専門用語なども学習させておくことで、より正確な自動文字起こしを可能にしています。

【編集や修正の手間を軽減】

議事録自動作成ツールには、専門の編集ツールが付属していることが多いので、これを使えば編集や修正の手間を削減できます。
録音した音声を聞きながら、同時に作成された議事録をチェックしていくことで、効率的に誤認識や、資料との食い違いを探しながら修正していくことが可能です。
ツールには同じテキストを繰り返しリピートしたり、スロー再生をしたりといった機能も備わっているので、会議中に聞き取りにくかった発言もチェックすることができ、単純なテキストエディタで書き起こすよりも議事録の完成度を高めることができるます。

【セキュアなデータの取り扱い】

会議では公表前の情報や機密情報、社内でも一部の人しか知ってはいけない情報が話題にのぼることも多々あります。
そういった理由から、人の手で行われるテープ起こしサービスでなく音声認識システムを導入したい、と考える企業もあるかと思います。
今はセキュアなデータ管理がされているサービスもあるので、不正アクセスやウィルスといった悪意のある流出を避けるのはもちろんですが、さらに自社のデータがAIの学習データとして利用され他者に漏れないように作られたツールを選びましょう。

いかがでしょうか？「あー！その機能欲しかった！！」と、のどから手が出るほどのものばかりですよね。
自動議事録作成ツールを使用すれば、議事録作成者の「作成の負担軽減」「本来の業務に集中できる」「共有が簡単」などメリットも明確。
議事録担当者だけでなく、社内全体の情報の流れがスムーズなることが期待できます。

最後に

議事録の作成は、人の手で行おうとすると担当者に大きな負担がかかります。
会議の長さによっては完成に数日かかることもあり、担当者が本来やるべき業務にまで影響を及ぼしてしまうことがあります。
しかし、今回ご紹介した議事録自動作成ツールを利用すれば、かなりのリソースを削減することが可能です。
AIや文字起こしの精度や特徴にはツールごとに差がありますので、それぞれの機能や料金などを比較して、自社に適切なツールを選定しましょう！