活用事例

ワークショップと会議、どちらがいいの？その違いを解説！

2021/5/20

「具体策が決まらず、長時間の会議になる」「みんなからなかなか意見が出ない」など
会議をもっと有意義な場にしたいと感じたことがあるのではないでしょうか？
ここでは、会議とワークショップの用途の違いを解説！
ワークショップと会議のどちらにするか悩まされている方も参考にしてみてくださいね！

1. 会議とワークショップなら、どちらがいいの
2. 会議とは？
3. ワークショップとは？
4. ワークショップと会議の違い
5. ワークショップや会議に向く会議室やレンタルスペース

会議とワークショップなら、どちらがいいの

ビジネスパーソンのみなさんは１週間に何時間、「会議」を行っていますか？
ある調べでは月に平均で約16時間を会議に費やしているそうです。
「会議を効率的に」とよく言われていますが、そうはいかないと言うのが現実ではないでしょうか。
特にオンラインで行うシーンも増え、どのような進め方をするのが良いのか迷いがちでしょう。まずは、会議とワークショップの違いについて確認してみましょう。

会議とは？

会議では情報共有や議論を行い、目標設定や意思決定を行うのが目的。
会議の種類は大きく分けて5種類に分類する事が可能です。

１）報告や連絡をするための会議

報告や連絡をするための会議とは、効率的な組織活動をするために各人が持っている情報を共有するために行うものです。各人の認識が異なっていると組織全体としての行動に無駄が生じて、効率的に目標を達成する事が出来ません。それぞれの現状や抱えている問題などを、全て報告してもらう事が大切です。

２）アイデアを出す会議

アイデアを出す会議はブレーンストーミングとも呼ばれ、ある議題に対して自由な考えを述べるものです。今までとは違う斬新なアイデアを出すのが目的の会議なので、出来るだけ好きなように発言出来る環境を整える必要があります。

３）問題を発見するための会議

問題を発見するための会議は、今後起きそうなトラブルを防止したり成長を阻害する要因を取り除くために行う会議です。問題が発生していなくても事前に対処するのであれば、比較的容易に解決出来ますし、大きなダメージを受けるリスクも減らすことができます。

４）問題を解決するための会議

問題を解決するための会議は発生した問題について、有効な対策を検討するのが目的です。
早急に問題に対応しようとしてその場限りの対策を立てるのではなく、何故トラブルが発生したのか根本的な原因を究明しなくてはなりません。

５）コーチング型会議

コーチング型会議とは、上司が部下を教育するために行われるものです。まだ仕事を覚えていない未熟な人がいる場合は、報告会議や問題解決会議などとは別に、コーチング型会議を開催する必要があります。

このように会議には５種類に分類されますので、目的や用途に応じて使い分けなくてはなりません。ただ漠然と会議を行っていても時間を無駄にするだけで、有益な成果を挙げる事は出来ないでしょう。

ワークショップとは？

ワークショップとは「体験型講座」という意味を持つ用語です。一方的に講座を受けるのではなく、参加者個々が考え、実際に参加・体験することが大きな特徴です。お互い協力し合い、与えられたテーマを元に展開するスタイルの会議や共同作業のことです。学校のオリエンテーションや地域での会合などに用いられ、最近ではビジネスシーンの商業イベントなどでワークショップの手法を取り入れ顧客獲得や差別化を図ることが行われています。
ワークショップでは、グループ討議やロールプレイングなどを通じてさまざまな価値観に触れることができます。テーマについてさまざまな視点で学びを深めることができるメリットが有るのです。

ワークショップと会議の違い

ワークショップと会議との大きな違いは、ワークショップは、参加・体験型という点です。会議に比べ、参加者が能動的・主体的といえ、話を聞くだけではなく、参加者同士が話し合う場面が多い事もポイントです。ただ話を聞くだけではなく周囲との協力が求められるため、参加者に当事者意識が生まれるという点がメリットといえます。互いの意見を聞き、目標に向かい行動することにより達成感が得られやすくなります。

ですが、ワークショップさえ行えば会議での課題が簡単に解決するわけではないでしょう。
具体的には、目標がはっきりしていなかったり、参加者が活動自体が無意味に思えたり、何も達成できていないような気がしたりなど。多くの場合、ファシリテーターのスキルであることが原因だったりもします。
参加者の雰囲気をどう作り上げるかが、ワークショップの成功を左右します。特に初対面の人が集まる場合、活発な意見交換が進まず盛り上がりに欠けることも考えられます。参加者を広く募集する場合は、ワークショップ当日まで参加メンバーの特徴は分かりません。参加者の質により成功率が左右される点は、デメリットといえます。ワークショップをやる目的でワークショップを開催する、手段の目的化が起きているケースもありますので会議が良いのかワークショップが良いのか検討する必要があるでしょう。

ワークショップや会議に向く会議室やレンタルスペース

ワークショップや会議を実施するには、適切な環境も大きなポイントになります。
これは必要と言えるものを見ていきましょう。設備の整った会場を準備することで、成果も感じやすいでしょう。貸し会議室やレンタルスペースを借りるなら要チェックです。

収容人数など大小会議室の用意があるか

チームごとにわかれてのディスカッションには、周囲から影響を受けずに集中できる空間が必要です。部屋を分けてワークショップを行うこともひとつです。
大会議室しかなくても、パーテーションで空間を区切るだけで親密感が増します。ワークショップのチーム別ディスカッションには、話し合いがしやすい環境を準備しましょう。

プロジェクターやホワイトボードなどの備品が整っているか

ワークショップや会議を行う際には最低限必要な設備が求められます。机とイスはもちろんですが、その他に参加者の気づきを促し、自ら行動する機会を創出するワークショップスタイルでは、パーテーション、ホワイトボードや資料を映すためのプロジェクター、マイク、スクリーンなども必要な場合があります。オプション設備は、貸し会議室によって有料となるので事前に確認しておきましょう。
最近はインターネットに接続しながらセミナーを進めることも多くなっています。ネットへの接続はLANで行うのか、Wi-Fiが使えるかなどもチェックしましょう。

会議室やレンタルスペースは早めに予約を

来場者は、スケジュールを組んで、予定をこなしています。
会場へのアクセスが悪いというだけで選択肢から外れないよう、ワークショップや会議開催の時期が近づいたら、なるべく早く会場を押さえていく事が重要です。
また貸し会議室やレンタルスペースというのは利用がフレキシブルに行えますから、来客の状況を見て好調であれば更に何時間か延長する、という使い方もできるのが強みです。その場合にはなるべく後ろの予約が入っていない会議室を押さえておくのが良いでしょう。

会場選びで迷っているという方は予算、会場の規模、交通の便、設備・備品などをトータルで考えてより良い適した場所を選ぶようにしましょう。

ワークショップと会議なら、どちらがいいの？その違いをについてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。この記事を参考に、有意義なワークショップや会議を開催しましょう。