会議の進め方

ダメな定例会議の１３の理由と効果的な会議の3つのポイント

2021/6/28

プロジェクトを進めていく際に様々なミーティングが行われます。意味のある会議にするためには、正しく設定した目的を共有し、成功させるための話し合いをすることが大切です。

『定例会議』はプロジェクトを整理し、まとめるために必要な司令塔の役目を持つ会議ですが、その目的や話し合いについて、よく理解しなければなりません。

「定例会議で時間を取られるくらいなら、作業を進めた方が良い」と思う人もいるでしょう。ですが、『定例会議』はプロジェクトを成功に導くために必要不可欠なミーティングなのです。

ここでは、『定例会議』の意味や必要性、ムダな会議にならないためのポイントについてご紹介いたします。

1. なぜムダな定例会議になってしまうのか
2. ダメな会議になる13の理由
3. 効果的な定例会議にするためには
4. まとめ

なぜムダな定例会議になってしまうのか

『定例会議』と聞くと、ただ定期的に集まって既定の言葉を並べ、有益な議論はなく、同じ話を繰り返し、実行には移らない…。そんなイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。

『定例会議』がそうなってしまうのは、「会議の進め方が間違っている」からなのです。
「会議で決めても、現場で実行に移すのは難しい」と言いますが、現場で実行に移すための整理をするのが会議なのです。会議に臨む考え方から変えていきましょう。

ダメな会議になる13の理由

➀社内会議の為に見た目の完璧な資料を作成するダメ会議というのは会議の最中だけでなく、会議までの準備の時間から始まっているのです。特に会議の資料作成はその代表です。クライアントに見せるものならまだしも、社内会議で使用するものであれば見た目を完璧にする必要はありません。見た目にこだわり資料作成に時間をかけるよりも、短時間で端的に分かる資料を作り会議に挑む方が効率的です。 ②会議に参加してはじめて議題を知る「社内会議の予定が入っているけども、何の会議なのか分からない」といった経験をしたことはあるでしょうか。この会議が単なる報告時間であれば問題はないのですが、意見を出し合うような会議だった場合、目的を知らされていない参加者が数分、数十分で意見やアイディアを出し合うのは難しく、何の答えも出ないまま会議が終わってしまう可能性もあります。 ③連絡や報告をするだけの会議連絡や報告に関して「メールなどで伝えれば十分」といった内容でも社員を集めて会議していることもしばしばあるでしょう。特に社長が社員へ、上司が部下へ対して行うことが多く見られます。直接伝えることで「相違なく伝わる」「共有されやすい」といったメリットがあるかもしれませんが、「業務を行う時間が減る」と思っている社員がいるかもしれません。 ④会議ではじめて資料を見る会議が始める直前や会議中に資料が配られることも多いでしょう。しかし、直前や最中に資料を配られても、しっかりと読む時間はなく有意義な意見や提案が出ることも難しいですし、しっかりと読む時間を取るとしたら会議においてその時間はムダな時間と言えるでしょう。 ⑤時間を決めずに時間が超えることが多い時間を決めずに進めるムダな会議もあると思います。時間を決めてはいるが、いつもその時間を超えてしまうといった会議もあるのではないでしょうか。そういった終わりの見えないだらだらした会議は、参加者の集中力を途絶えてしまう原因となりかねません。 ⑥参加しなくてもよい社員も参加している営業の会議に経理担当者が参加していたりなど、確かに別部署からの意見が重要な場合もありますが、後日メールなどで共有し後から意見を求めたりすることもできますし、全体を把握している管理職一人が参加すれば十分です。 ⑦会議で決まった内容が実行されない会議で決まった内容が実際に行われないことほど、ムダなことはありません。実行されない理由には「参加していない社員に共有されていない」「実行する責任者を決めていない」などがありますが、実行がされなければ次の会議もムダな会議になりかねません。 ⑧結論が出ないまま会議が長引く結論が出ないまま時間だけが過ぎていく会議はムダな時間を過ごしたと思ってしまいます。また、一部には意見を出したことに満足してしまい、まとめることを疎かになってしまうこともあるでしょう。 ⑨無理やり開催された定例会議定例会議の中には慣例化されているだけでムダに行われていることもあります。プロジェクト立ち上げ時には必要だった定例会議も軌道に乗れば不必要だったりもします。そんな会議のために無理やり議題をつくられ、開催している場合もあります。 ⑩遠方から会議に参加する全国に多数点在している会社もあると思います。そういった会社の中には定例会議のために、年に数回、遠方から社員を集めているところもあるでしょう。そういった会議が必要な場合もありますが、なるべく遠方から参加する社員の時間をムダにしないために、必要な会議だけに参加し、効率よく進めることが大切です。 ⑪意思決定できる責任者が参加していない会議を開催したものの意思決定をする者がいないために最終決定が出せないままの会議もあります。参加者を集めすときに決定権の有無を把握していなかったり、決定権を持つ者が急遽不参加になったりと様々な場合が予想されますが、最終決定のない会議はムダとなってしまいます。 ⑫話が脱線する話が脱線してしまえば、決定しなければならない事も決まりませんし、最終決定に向かわないまま時間だけが過ぎてしまいます。 ⑬無理やり社員に意見を求める「会議で発言しないのは参加していないのと同じ」とよく聞きますが、無理に発言させても良い意見が出るわけもなく、会議が長引く原因にもなりかねません。意見を持ちながらも発言しないことは問題ですが、無理に意見を求めることは会議の効率化を妨げてしまうことにもなります。

効果的な定例会議にするためには

『定例会議』とは現状を把握し、次の目的に対してどのような行動・施策をするかの合意をする場です。よりコンパクトにおさめて効果的な会議にするための3つのポイントをご紹介します。 ➀定例会議と会議の間が大事定例会議を有意義なものにするためには、会議本番よりもその前後でいかに関係者との意思疎通を行い合意を取っておくかが重要です。なぜならプロジェクトの規模が大きくなったりすると、時間が限られている会議の中で、アジェンダをこなすのは難しくなってくるからです。 ②課題は先につぶしておく『定例会議』は「課題を出して次の行動を決める」と言いましたが、あらかじめ課題をどうやったら解決できるか、リアルタイムで把握し、協力を促しておくことも大切です。 ③会議は本当に全員が集まらないと解決できない課題だけにしよう会議でいくら話し合いをしても、最終決定にはプロジェクトオーナーだったり、関連部門の協力が必要になってきます。『定例会議』は「どうしてもみんなが集まらないと解決できない課題」のためだけに開催されるべきなのです。そうでないものは、メールなどで連絡を取り合い、課題解決を図れば良いのです。