活用事例

快適なテレワークのための空気づくり

2021/7/29

昨今、コロナウイルスなどの流行により、人流削減のためテレワークが推奨されています。
WEB業界などのように、テレワークが可能な業種は特に検討している会社も多いのではないでしょうか。

しかし、セキュリティ面はもちろん、テレワークを検討している会社の多くが懸念している点は「作業効率」
社内でいつでも相談できる状況と、家で一人の状況では、わからないことがあった場合聞きにくかったりとあるかと思います。

そこで今回は、わからないことや確認したいときに聞きやすい空気を作るためのポイントを解説していきます。

1. テレワーク時の生産性を下げる原因
2. テレワークでのコミュニケーションの工夫
3. 最後に

テレワーク時の生産性を下げる原因

ペーパーレス化

クライアントからの依頼書などがFAXで届くなど、依頼書やパスワードなどを書類で管理している会社はいまだ多くあると思います。
このように紙媒体をメインにしていた会社が紙じゃないデジタルツールに置き換えた時、デジタルツールを覚える必要があったり、デジタルツールに合わせた作業内容に変える必要があるなど、デジタル媒体用に作業を変化する必要が出てきます。
このように、1か所でも作業内容を変えてしまうと、クライアントや他部署などにも共有方法ややりとりをデジタルツール中心に変更屋設定する必要があるため、多くの事務作業が発生してしまいます。

ツールを変更するだけで完了することはなかなか難しく、部署外の方ともどのような対応をするかの話を行う必要があるため、その点を踏まえても、難しい、コストがかかる可能性がある、リスクがあるなど、懸念材料が多く、踏み出せない会社も多いようです。

このように、仕組みづくりを初めにきちんと作っておかないと、生産性が落ちてしまうのです。

コミュニケーションの低下

上記のような仕組みづくりをきちんとできていないと、部署内や部署外のコミュニケーションも悪化してしまう傾向にあります。
また、生産性を上げるために、コミュニケーションはとても重要な要素です。
コミュニケーションをとるために必要なものが「テレワークを行う際のテキストスキル」「管理者とメンバーの意識の場所が同じ場所にあるのか」です。

従来考えられていたテレワークでは、メールや電話などのやり取りのテキスト中心のものでした。それで十分でない場合、ＷＥＢ会議を行うなど、対面で確認するといった作業が多かったのです。
テキストベースのやりとりは、対面でない分、心理的に楽になるでしょう。
ですがテキストベースということは、相手にテキストですべて伝える必要がある。今まで社内で当たり前のように行っていた口頭での説明は、多少説明不足でもニュアンスや相手がくみ取ってくれたりと、完全な説明である必要はなかったものと違い、効率的にかつ必要な情報を相手に伝える必要が出てくるのです。
これがテキストに置き換わってしまうと、口頭でのやり取りが少なくなるため、意図していない内容が相手に伝わってしまうのです。

ただ、社内の全員がテキストスキルに長けているわけではないでしょう。
テキストスキルを所持していない企業がテレワークを行うと、テキストスキルがついてこないことがほとんどです。

また、「管理者とメンバーの意識の場所が同じ場所にあるのか」これに関しては、メンバーは基本自身の仕事を効率的に行えるよう局所的な最適化をしようとします。しかし管理者はどうでしょう。管理者はチーム全体が効率的に最適化できるよう調整します。
誰かのタスクが後回しになったとしても、他の人の作業をカバーすることでチーム全体が最適化するのであれば、管理者はその選択をするでしょう。
その際、管理者と各メンバー間に意識のずれが生まれます。
この意識のずれが、コミュニケーションの低下を引きおこすのです。

管理者は、チーム全体にやり方を共有しておくようにしましょう。
意識のずれは「伝えていない」ことが原因で引き起こされるものであることがほとんどです。
伝えることで、チームの人たちも、「自分のタスクやりたい気持ちはあるけど、チームが厳しい状況にあるのなら協力しよう」と意識を持つので、その後のコミュニケーションの取り方も変わってくるでしょう。

個人管理の困難さ

テレワークを導入検討している会社に、テレワーク中の社員の管理が難しいという理由から、検討している会社も多いです。
確かに出社と違い、テレワークは家で社員がどのように仕事をしているか、把握しにくいです。
把握する方法はいくらでもありますが、それらには他の作業コストや費用が重なってしまうでしょう。

何をやっているかわからないと不安な方は、ちょっとした会話でもいいので、毎日取り入れてみましょう。
不安ではなく、ちょっとした言動を疑ってしまっているかもしれません。

また、先ほども記述したように、テレワークではテキストベースになりがちです。
テキストで感情を伝えることは非常に難しく、うれしいことや悩んでいることをテキスト化しても、その感情100％相手に伝わることはほぼないでしょう。
その、メンバーが今悩んでいるのか楽しくできているのかわからない「自分が思っている方向とのずれや不安」が重なることで、テレワーク中の社員を信用できなくなってきてしまうのはないでしょうか。

テレワークでのコミュニケーションの工夫

では、このテレワークの壁を乗り越えるために、どのようにコミュニケーションをとっていけばいいのでしょうか。
いくつか紹介していきます。

文章化する

先ほど記述したように、テレワークではチャットやメールを使った文章がメインになります。
電話やオンラインなども方法としてはありますが、口頭ではない以上予定を合わす必要があるため文章のほうがスムーズです。

これまで口頭でばかりやり取りをしていた方には少々難しいかもしれませんが、数をこなすなどして慣れていきましょう。

何かを相手に相談するときは、下記の点をきちんと説明すると相手もわかりやすいでしょう。

論点・・・相談事項や話したい内容
背景・・・論点に対して答えるための必要最低限の情報
主張・・・論点に対し、自分はどうしたいか、どう考えているか
選択肢・・・主張以外の選択肢がある場合は、どんな選択肢があると思ったか
根拠・・・主張がよい理由（選択肢がある中で主張を選んだ理由）はなにか

画面録画ツールを活用

文章化がテレワークの基本ですが、それだけで賄えないものもあるでしょう。
文章を長く書くよりも、伝えた方が早い場合は、画面録画ツールを使って「動画で送る」テクニックを使いましょう。

画面を動かしながら、口頭での説明を録画することで、情報量もテキストの何倍も豊富になり伝わりやすくなります。

アイコンやスタンプ機能を活用する

Slack・ChatWork・hangout chat・ワークプレイスなど、標準的なビジネスチャットツールに多く備わっている機能がアイコンやスタンプです。
アイコンやスタンプを活用することで、文章を書いたり文章にするまででもない内容をスタンプなどで済ますことができます。

また、チャットでのコミュニケーションは相手から冷たい反応ととられることが多くなります。
そのため、ビックリマークや笑顔などのスタンプ機能を利用し、明るいテンションでのコミュニケーションを心がけましょう。

朝や夕のオンラインミーティングは可能な限り毎日行う

コミュニケーションは頻度が大事です。
特にテレワークなど、顔を合わせる回数が著しく減ってしまうものであればなおさらです。
そのため、朝夕などの作業確認などのオンラインミーティングはほぼ毎日行いましょう。

また、コミュニケーションが高まるだけでなく、1日のリズムも整いますし、社員の顔を一目でも見れれば親近感が一気に高まります。