会議の進め方

意外と知らない？成果の出る会議の進め方のポイント

2021/1/1

あなたが会議をするとき、円滑にそして成果の出る会議をしていますか？
会議に参加する人の中には「こんなに忙しいのに、会議なんて！」「参加しなくてよくなる言い訳は無いかな？」と思っている人もいるのではないでしょうか。参加者のモチベーションが下がれば、会議の成果を望むことができず、大切な時間を消費するばかりになってしまうでしょう。そこで、今回、会議を進めるにあたって、どのようにすれば円滑に進むかのポイントをお伝えしますが、その前に「悪い会議」とは何でしょうか？
よくありがちなことをリストアップしてみました。

１　社長や上司が一方的に言いたいことを話して終わる。
２　発言する人がいつも同じで、その人の意向が強くなる。
３　意思決定は、会議とは別のところで行われている。
４　会議の内容が、人の批判、失敗した事、ネガティブ発言で終始する。
５　最初から制限時間がなく、とにかく長くなり、毎回１時間以上は掛かる。

では、成果の出る会議とはどのようなことでしょうか。それは「会議の目的」を設定することです。
もしも会議の目的が無ければ、会議の内容や行き先が定まらず、その結果よくわからない会議、ただ時間の長い会議になりがちです。

会議の目的ですが、大きく分けて「決定事項を伝える」「新たな提案をする」「議案を決定する」の３つがあります。

1. 「決定事項を伝える」
2. 「新たな提案をする」
3. 「議案を決定する」

「決定事項を伝える」

すでに決定したことを参加者に伝えます。その後、参加者から質疑応答を行います。大切なことは伝える内容が、参加者にとって理解しやすいように、資料や話す順番を工夫することです。そして最後に今日伝えたことを簡潔にまとめてもう一度伝えることで、より理解が深まるでしょう。

「新たな提案をする」

これはプレゼンテーションの場面を想像してください。新たなアイデア、商品、問題に対する改善提案をするための会議です。途中で小さなストーリーや例え話を交えながら話すと、全体の流れに強弱ができ、聞いている相手も興味を持って聞いてくれやすくなるでしょう。

「議案を決定する」

この会議の目的は新たな物事を決めるということで、最後には最終結論を出すということです。
会議では一部の人だけが意見を言うだけにならないよう、参加者の一人ひとりが順番に意見をしていきます。
議論を進めていくと、場合よっては、その場では分からず、確認が必要になり最終結論が出ない場合もあるかもしれません。
そういった時には「何月何日の何時までに決めましょう」と期日を締め切ることが大切です。