会議の進め方

会議で使える便利アプリ4選！

2021/1/1

近年ビジネスでIT機器が使用されるようになり、参加者のスケジュール管理や会議室の予約などの調整もしやすくなり、迅速に会議を行う事が可能となりました。

しかし、「事前に十分な用意ができずに会議が行われる場合」などには、手軽に使えるスマートフォンが役に立ちます。ホワイトボード撮影用アプリ・会議の発言を録音するアプリ・音声と画像を記録するアプリなどを使えば、会議の結果を正確に残す事ができるでしょう。

ここでは会議で役立つ、有ると便利なアプリを「４つ」ご紹介いたします。

1. ～１）ホワイトボード撮影アプリ～
2. ～２）会議録音アプリ～
3. ～３）文字起こしアプリ～
4. ～４）会議記録アプリ～
5. ～アプリはオンライン会議でも大活躍！～
6. ～主催者の許可をもらって、アプリを活用しよう！～

～１）ホワイトボード撮影アプリ～

ホワイトボードを撮影するスマホアプリは、ただ写真撮影するだけではなく、書かれた内容がキレイに撮影できるように特化されたアプリです。撮影したいホワイトボードをアプリが自動認識して、容易に明るさと角度なども適切な状態に調整する事ができます。

通常の写真撮影では上手く写せなくても、ホワイトボード撮影用の専用アプリを使えばしっかりとした画像を残す事ができますし、アプリ上からテキストや画像を挿入する事も可能で、その場で書き足したい事を付け加える機能も付加されています。
この機能によって不足する内容を別の用紙にメモする作業が不要となり、後で面倒な書類整理する事もなくなるでしょう。撮影した画像はメールで配布する事もできるので、参加者がホワイトボードの内容をノートなどに書き写す手間を省く事もできます。

会議前にホワイトボードに書かれた内容をメールで配布すると伝えておけば、議論に集中してもらう事ができますので、会議を効率的に行うのにも役に立つアプリです。ホワイトボードを使った会議を行う際は、事前にホワイトボード撮影アプリを用意しておくと良いでしょう。

～２）会議録音アプリ～

会議の録音をするスマホアプリは、会議中の発言を鮮明に録音してくれます。会話が録音できるICレコーダーなども販売されていますが、録音用のスマホアプリを使えば、そのような機器は不要です。録音用スマホアプリは、他の録音機器の代わりをするだけではなく、誰も話していない時は録音を止めたり、聞き取りやすいように音量を調節する機能などがありますので、会議中の内容を詳しく録音するのに役立ちます。

会議を録音するスマホアプリを使えば聞き逃してしまった発言や、確認したい内容をもう一度聞く事が可能です。発言する人を選んで音声を再生する事もできますから、効率的に会議の内容を聞き直すのにも役立ちます。重要な会議や議事録を作成する場合には、この録音できるスマホアプリを用意しておくと良いでしょう。

～３）文字起こしアプリ～

録音アプリと録音内容をテキストに変換する文字起こしアプリを組み合わせて使えば、会議の内容を聞きながら議事録を作る手間を省く事が可能です。

また、音声認識機能によって、発言内容をテキストに変換してくれますので、聞き間違いや書き間違いなどを防ぐ事ができます。記録しておいた会議の音声は、必要な個所を見つけて再現したりまとめるのが大変ですから、便利な文字起こしアプリを利用して、読みやすい資料にしておくのが一番です。

～４）会議記録アプリ～

会議中の発言だけではなく、画像も一緒に記録するスマホアプリも存在します。ホワイトボードやプロジェクターなども撮影しておけば、会議の内容を再現する事が可能です。音声だけでは会議の様子や流れが分かりづらい事もありますが、画像も一緒に見ることができるので、会議の内容が詳しく理解できます。

このアプリを使えば会議に出席しなかった人も、会議の内容を良く理解する事ができます。但し、会議に参加した人以外には、公開できない内容については削除する必要があります。

デジタルデータは簡単にコピーしたり他の人に渡す事ができますが、取り扱いには十分に注意しなくてはなりません。間違って他の人に会議のデータを渡したりネット上に流出したりすると、大きな問題に発展する可能性もありますので、会議に関するデータはしっかりと管理するようにしましょう。

～アプリはオンライン会議でも大活躍！～

このようなスマホアプリは会議室内で行われる会議以外にも、オンラインで行う会議にも利用できます。最近はスマートフォンの回線を使ったオンライン会議も頻繁に行われるようになっていますので、便利なスマホアプリを使って会議の内容を見直す機会もあるでしょう。オンライン会議の会話でも通常の会議室の会話と同じように、スマホアプリで録音する事が可能です。

オンライン会議の場合は直接会って話す場合以上に、お互いの意思を相手に伝えるのが難しい面があり、より正確な議事録が必要となります。しっかりとした議事録が作成できないと、オンライン会議を行う意味がなくなりますので会議用のスマホアプリを使って誤りのない議事録を残すことが大切です。

正確な議事録は重要な証拠となりますし、何か問題が発生した時は残しておいた音声や画像などを相手に見せれば、迅速に問題を解決する事ができるのでリスクヘッジを減らすことに繋がります。会議の内容を記録するスマホのアプリであれば、無料、もしくは低コストで簡単に利用する事もできますで、いつでも使えるよう事前に準備をしておきましょう。

～主催者の許可をもらって、アプリを活用しよう！～

ビジネス用の設備を用意するには予算を確保したり購入の手続きが煩雑だったりして、実際に利用するまでに時間が掛かってしまう事も多いですが、スマホ用のアプリであれば手軽に利用できます。会議を主催する人や責任者に、スマートフォンと会議用アプリの使用を承認してもらう必要はありますが、大変役に立つツールである事を詳しく説明すれば利用を認めてもらう事ができるでしょう。

会議に参加する人にも、会議用スマホアプリを使う事を説明して、全員が納得した上でアプリを使って下さい。最新のツールを活用すれば、会議をより上手く運営する事が可能となりますので、積極的に便利なアプリを取り入れるようにしましょう。