会議の進め方

ペーパーレス会議のメリット・デメリットとは？ツールやシステムの紹介も。

2021/1/1

正確な事実に基づき会議を行うためには、参加している人の記憶に頼るだけではなく、しっかりとした資料を用意しなくてはなりません。用意した資料に誤りがあったり、分かり辛い個所があると、会議で有意義な成果を出す事が難しくなります。既存の資料を流用するだけではなく、会議の目的と内容を考えて専用の資料を作成するようにしましょう。

会議用の資料が良くできていると会議もスムーズに進み大きな成果が期待できますが、折角時間を掛けて作った資料も、会議が終了すると同時にゴミ箱に捨てられてしまう事も少なくありません。情報管理の事を考えれば、無意味に資料を所持していると外部に漏洩する危険性もありますから、不要と判断した場合は即座に処分する事も当然です。しかし、紙の資料を簡単に捨ててしまうのは、資源とコストの事を考えると、褒められた事ではありません。そこで、最近はできるだけ紙の資料を使わないペーパーレス会議を行う企業が増えています。

1. ～ペーパーレス会議とは～
2. ～ペーパーレス会議のメリット～
3. ～ペーパーレス会議のデメリット～
4. ～ペーパーレス会議に関するツール・システム・グッズ～

～ペーパーレス会議とは～

ペーパーレス会議とは文字通り、極力紙を使わない会議の事です。紙の資料を用いずに、パソコンなどで電子化した資料を使用するなどの工夫がされます。最近のIT機器を活用する事で、ペーパーレス会議が容易に実現可能となりました。

～ペーパーレス会議のメリット～

ペーパーレス会議のメリットとしては、

１）コスト削減
２）資料作成工数の削減
３）セキュリティ面の向上
４）複雑な操作ができる
５）遠隔会議が可能となる

などがあります。

１）コスト削減
ペーパーレス会議を採用する最も大きなメリットは、コスト削減です。紙の資料を使わないと紙代と印刷代が削減できますので、コストが大幅に削減できます。一回一回の会議で用意する紙の資料の数が少なくても、長期間コストを積み重ねると大きな金額となりますから、大きな効果が期待できるでしょう。さらに、紙の使用量を減らす事は、CO2の排出量削減にもつながりますので、対外的な宣伝効果もあります。

２）資料作成工数の削減
ペーパーレス化する事で、資料作成工数の削減も可能です。資料を印刷するには、どうしても時間が掛かります。印刷する枚数が膨大な数になると、印刷して資料を用意する作業に数時間以上も割かれて、他の業務をする暇がなくなるでしょう。その点、電子化した資料を用意するだけなら、パソコンなどで資料を作って印刷する必要がありません。後はサーバー上に資料を保存して参加者各自で取得してもらえば、ほとんど手間が掛からないでしょう。会議用の資料を用意する人も、他に業務を抱えていますので、負担を軽くするようにしてあげましょう。

３）セキュリティ面の向上
セキュリティの面でも、紙の資料よりも電子化した資料の方が優れています。電子化した資料は不要なものは痕跡も残さずに捨てるのは簡単ですし、保存する場合も暗号化したり、社内ルールを徹底すれば、外部に流出する危険性もなくなるでしょう。紙の資料のように、知らない間に家に持ち帰ったり、不用意にゴミ箱に捨てて関係者以外の人が拾う事もなくなります。

４）複雑な操作ができる
電子化した資料は、会議中もさまざまな操作が可能です。資料に追加や訂正をしたい場合は、その場でパソコンなどを使って修正して配布すれば間違いがありません。古い資料などが必要になった時も、サーバー内にあるファイルを探して表示するだけなので、効率的な会議ができます。

５）遠隔会議が可能となる
遠隔地にいる人との音声会議やテレビ会議でも、電子化した資料があれば実現可能です。電子化した資料をクラウド上で共有したり、メールなどで送付すれば、お互いに同じ資料を使って会議する事ができます。紙の資料を使わずに電子化した資料を使えば、わざわざ直接会う機会を作って会議する必要がありません。

このように、ペーパーレス会議にはいくつものメリットがありますが、デメリットについても理解しておきましょう。

～ペーパーレス会議のデメリット～

ペーパーレス会議のデメリットとしては、「電子化した資料よりも紙の資料の方が見やすい場合がある」事です。重要な書類の最終チェックをする時のように、細かい所を詳しく確認していくような場合は、紙の資料の方が良い事もあるでしょう。また、会議の参加者の中に、パソコンなどの操作が苦手な人がいる時には、注意しなくてはなりません。普段パソコンを使って業務をしていない人がいる場合は、紙の資料の使用も検討する必要があります。

こうしたペーパーレス会議のメリット・デメリットを十分に理解すれば、より効果的な会議が実施できるでしょう。そして、さらにペーパーレス会議を有効に活用するには、最新のツールやグッズの使用を検討するべきです。IT技術の進歩は目覚ましいので、次から次に便利なものが出て来ますから、積極的に使うようにして下さい。単に電子化した資料をパソコンで共有するだけでは、最新のペーパーレス会議のメリットを享受する事はできません。

～ペーパーレス会議に関するツール・システム・グッズ～

最新のペーパーレス会議用ツールやシステムを使えば、会議の予定や資料の管理なども一括管理できます。会議参加者への事前連絡や会議後の報告から、会議資料の閲覧・共有・持ち出しの管理までツールやシステムで管理可能です。パソコンだけではなくタブレットにも対応しているツールやシステムもありますし、特別なソフトを使用しなくても資料を作成できるので、会議のために無理に設備を整備する必要もありません。独自の機能を持った数多くのペーパーレス会議用ツールやシステムがありますので、使い易いものを見つけられるでしょう。

ペーパーレス会議のために用意しておきたいグッズとしては、即座に電子化資料にするためのスキャナーやカメラなどがあります。用途に応じた性能のスキャナーやカメラを用意すると便利ですが、あまり精度に拘らないのであればスマホを使えば簡単に電子化する事ができるでしょう。電子化資料を作るためのスマホアプリもありますから、手軽に資料を作れます。遠隔会議をする場合は、WEBカメラ・マイクロフォン・スピーカーなども用意しておきましょう。

IT技術の進歩と共に、効率的で無駄のないペーパーレス会議が盛んに行われるようになりました。他の企業とペーパーレス会議をした時に戸惑わないように、ペーパーレス会議のやり方やツールなどを調べておきましょう。