会議の進め方

会議のツールや便利グッズ、用意しておくべき７つのアイテム！

2021/1/1

複数の人達が共同で作業するためには、情報を共有したり話し合うために会議を開く必要がありますが、より効率的に会議するために工夫しなくてはなりません。ただ関係者を呼んでダラダラと会議をしていたのでは、無駄な時間を費やす事になって、全体的な進捗に遅れが生じてしまうでしょう。会議を開催する時は必要な関係者だけに来てもらって、テキパキと物事を決定していく必要があります。事前に会議の目的や決定するべき項目などを設定して、時間内に一定の成果を出せるようにしましょう。

このように効率的に会議を行うには、適切な方法や運営上のノウハウなどを理解した上で経験を重ねなくてはなりませんが、最新の会議用のツールやグッズなどを活用すれば、会議運営の負担を軽くする事ができます。

1. ～会議の便利グッズ３選！～
2. ～会議の便利ツール４選！～

～会議の便利グッズ３選！～

会議の準備は、会場を確保して資料を用意すれば十分だと考える人も少なくありませんが、最新のIT技術を応用したツールやグッズを使えば、会議を効率よく運営する事ができるでしょう。最近の会議用ツールやグッズは、小型化されて持ち運ぶのも簡単ですから、プロジェクターなどの従来の機器よりも手軽に使えるというメリットもあります。

会議で使いたい便利グッズとして、

・ポータブルタイプの拡声器
・携帯型のホワイトボード
・レーザーポインタ

がなどあります。

＜ポータブルタイプの拡声器＞
数人で行う会議であれば、間違いなく発言内容を聞き取る事ができるでしょうが、数十人が参加する会議の場合は、言っている事が聞こえない事もあるでしょう。発言内容が分からないようでは、情報を共有するのができませんし、スムーズに議論をするのが困難となります。十分に話し合えないような会議では参加者の意欲も低下して、満足の行く成果を出す事ができません。

そのような時はマイクを使って発言するのが良いのですが、会議室毎にマイクが用意されている事は少ないでしょう。そんな時に効果を発揮するのが、ポータブルタイプの拡声器です。マイクを小型の拡声器に接続して使います。バッテリーで動作し片手で持てるサイズなので、何処にでも持って行く事ができるでしょう。

＜携帯型のホワイトボード＞
携帯型のホワイトボードとはノートサイズのホワイトボードの事です。通常の大きさのホワイトボードと同じように使えます。会議室などには大きなホワイトボードが用意されていますが、応接室やレストランなどの会議用設備のない場所で会議する時に重宝するでしょう。参加者全員に対して説明する時は簡単に書いたり消したりできるホワイトボードが不可欠なので、持ち運び可能な携帯型のホワイトボードを持っていると便利です。

携帯型のホワイトボードに書いた内容も、直ぐにスマートフォンで写真を撮って皆に配布すれば、立派な議事録となります。屋外に出る機会が多い人は、何時会議をしてもいいように、携帯型のホワイトボードを常備しておくとよいでしょう。

＜レーザーポインタ＞
レーザーポインタは、プロジェクターや大型のディスプレイで説明する個所を示すために使うグッズです。レーザーポインタなら高い場所でも、簡単に指し示す事ができます。レーザーポインタもそれ程大きなものではないので、会議の進行役や説明する前に出て可能性のある人は、会議に参加する時は持って行くようにしましょう。レーザーポインタ自体の操作は別に難しい事はありませんが、人の顔に向けないように、注意しなくてはなりません。レーザーポインタの向きを変える時は、下に向けたりスイッチを切ったりするようにしましょう。他にもさまざま会議用グッズが販売されていますので、購入して試して下さい。

～会議の便利ツール４選！～

会議で使えるツールとしては、

・ビデオチャット
・議事録作成ツール
・録音や録画用ツール
・会議日程調整ツール

などがあります。

＜ビデオチャット＞
ビデオチャットとはインターネットに接続されたパソコンを使って、映像を映しながら会話やテキストベースのチャットなどができるサービスの事です。ビデオチャットを利用すれば遠隔会議も簡単に実現できますから、移動時間や交通費を節約して会議ができます。

無料で使えるビデオチャットが何種類も存在しますので、会議をする相手と打ち合わせて好きなサービスを使うと良いでしょう。無料のサービスでも複数の人と同時に会話ができるなどビジネス用途にも使える性能となっています。スマートフォンでも使えるものが多いので、外出中の空いている時間に会議を開催する事も可能です。

＜議事録作成ツール＞
議事録作成ツールは、会議の議事録を作るためのだけのツールで、誰が使っても一定の品質の議事録となるように、ユーザーインターフェイスが工夫されています。会議のスムーズに進むように、編集操作が手軽にできるようにショートカットが用意されていたり、参加者全員で共有しながら会議をするなど会議がしやすい仕組みなどが盛り込まれているのが特徴です。他にも、プロジェクトやメンバーの管理をしたり、カレンダー上で会議や議事録のチェックができるツールもあります。

＜録音や録画用ツール＞
録音や録画用ツールとは、パソコンに接続されていたりカメラやマイクを使って、会議中の音声や画像を記録するツールです。録音・録画用ツールを使えば、曖昧な記憶のせいで揉める事がなくなるでしょう。会議の内容を見返すためにも使えますので、都合が悪くて参加できなかった人にデータを送れば、わざわざ会議に説明をしなくても済みます。

＜会議日程調整ツール＞
会議日程調整ツールは、会議を開催する日時や要件を管理し、参加者全員にメールを送信するツールです。この会議日程調整ツールを使えば、面倒な会議の準備の作業を減らす事ができます。参加者の情報が一覧で見れたり、会議する場所を投票する機能などもありますので、有意義な会議を開催するのに役立ちます。

会議の記録を取ったり、日程を調整するなどの作業は意外と大変な作業なので、できるだけツールを利用して、楽をするようにしましょう。

会議は参加者も多いので、時間を有効に使わないと無駄になるコストが大きくなります。効率的に会議が行えるようなグッズやツールを使って、有意義な会議となるように工夫して下さい。新しいグッズやツールを使うのは大変な面もありますが、使いこなせれば大きな効果を発揮しますので、積極的に新しいものを導入するようにしましょう。