会議の進め方

貸し会議室は備品がいっぱい！使用する際のチェックポイントをご紹介！

2021/1/1

最近の会議は机・椅子・ホワイトボード以外に、パソコンやプロジェクターなども使われるようになりました。パソコンなどを有効に使えば、効率的に会議を進める事が出来ますが、使用する機材が増える程、会議の準備が大変になります。

社内などで会議を行う場合は事前に準備ができるので、余裕を持って機材の設定をする事も可能ですが、貸し会議室を利用する場合は、そういう訳にはいきません。限られた時間内で機材を問題なく使えるように設定する必要が出てきます。

貸し会議室では様々な種類の備品を用意していますので、準備するものが多い場合には、負担を減らすためにも、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

1. ～貸し会議室の備品の種類～
2. ～備品を利用する際の注意点～
3. ～備品のプロジェクターを使用する際の注意点～
4. ～荷物受け取りサービスの利用にも注意が必要～
5. ～貸し会議室のパンフレットや資料の情報が古いことも～

～貸し会議室の備品の種類～

貸し会議室で使用可能な備品の種類は「テーブル」「演台」「ホワイトボード」だけではなく、「マイク」「アンプ」「ミキサー」といった音響機器、「プロジェクター」「スクリーン」「映像モニター」などの映像関係機器、インターネット回線用の機器など、多岐に渡ります。どの備品もより聞きやすく分かりやすい会議をするのに役立つでしょう。

これらの品を既に購入して持っている場合でも、貸し会議室で借りれば、わざわざ備品を持ち運ぶ負担がなくなります。重く嵩張る機材もありますので、出来るだけ貸し会議室側で用意されたものが利用出来ないか検討してみると良いでしょう。会議で使う設備が全て貸し会議室にあるもので間に合えば、持って行く荷物を大幅に減らす事が出来ます。

ただし、これらの備品が利用する会議室で使う事が出来るのかを、事前に確認しておかなくてはなりません。また、利用する部屋に持って行く事が出来ない備品もありますし、他の利用者が使っていて利用出来ない事もあるでしょう。備品の有無や型式などを問い合わせるだけではなく、会議室を利用する時に間違いなく使える事を確かめなくてはなりません。

～備品を利用する際の注意点～

通常、備品を利用するには貸し会議室の使用料金とは別に、備品使用料を支払う事になりますので、具体的な使用料金を聞いておくようにしましょう。備品の使用料金は貸し会議室を運営する業者ごとに料金を設定していますから、実際に問い合わせてみるまで正確な金額は分かりません。

備品の使用料を加えると会議に予算をオーバーする時などは、利用者が自分達で機材を用意する必要がありますが、貸し会議室を運営する会社などに持ち込んでも良いかどうか事前に確認しましょう。

勝手に機材を持ち込んだ場合は、会議室内の設備を破損したり他の利用者の邪魔になる可能性もありますので、問題になる場合もあります。会議で使う機材を持ち込んで使いたい場合は、事前に貸し会議室を管理する担当者に連絡を取って、使用出来るかどうか確認するようにしましょう。確認する際には、利用する機材の詳細を具体的に説明して、どのようにして使うのかも明確にする必要があります。

～備品のプロジェクターを使用する際の注意点～

貸し会議室の備品関係で、最も困る事はプロジェクターです。プロジェクターとパソコンを接続して使う時にケーブルなどの規格が合っていなかったり、指定された通りに接続したのに相性の問題などで、画像が写し出されない事があるのです。プロジェクター関係のトラブルは、短時間で解決出来ない事も多いので注意が必要です。

このようなトラブルを避けるためには、会議で使用する機器を実際に接続して、間違いなく使える事を試してみるようにしましょう。もしも、貸し会議室のプロジェクターが使えない場合は、利用者側で機器を用意する必要があります。これはプロジェクターだけではなく、全ての備品について必要となる事です。ただ備品の有無や電源が入る事を確かめるだけではなく、会議で使う機器を用意して実際に使えるのかを確かめなくてはなりません。

～荷物受け取りサービスの利用にも注意が必要～

貸し会議室では配送の荷物を受け取ってくれるサービスがありますが、これも注意が必要です。良くあるのが、荷物を受け取ってくれるからと安心して、会場についてみたら荷物が届いていないというトラブルです。

このトラブルは基本的に「荷物の配送方法が適切でない」ために起こるトラブルです。会議に必要な荷物が間違いなく届くようにするには、時間に余裕を持って早めに配送したり、集荷番号を追跡して現在どのような状態にあるのかを詳しく確認する必要があります。

トラブルが発生したために会議が出来ないようでは、会議を主催した人達の信用問題に発展してしまいます。問題が起きても大丈夫なように計画を立てておかなくてはなりません。

大事な荷物は配送業者に任せっきりにしないで、予想外のトラブルが起きた時のために、予備のデータや書類などを用意しておいたり、異なる手段で会議を進められるように検討しておくようにしましょう。

～貸し会議室のパンフレットや資料の情報が古いことも～

プロジェクターや配送に関する事以外にも、「事前に聞いていた会議室の内容と違う」「予約していた備品が使えない」というトラブルが起こることもあります。

初めて利用する貸し会議室の場合は、予約をする前に一度会議室を訪れて、参考にしていた資料と異なる点がないかを確認しましょう。古い資料をそのまま使っていたり、間違った内容が掲載されている事もありますから、電話やメールなどで問い合わせただけでは十分ではありません。

重要な会議程、失敗すると損失が大きくなりますから、必ず実際に行ってみて問題なく利用出来る事を確認しましょう。机と椅子があれば十分な会議ならともかく、パソコンやプロジェクターなどを使う会議では、事前に準備作業が不可欠です。準備作業も含めや会議の計画を立てて、問題なく会議が出来るようにする事が大切です。

貸し会議室は様々な備品を用意したり、便利なサービスを提供したりしてくれますが、大事な会議を滞りなく行うためには、ホームページなどで貸会議室の内容を確認するだけでは不十分です。

様々な確認作業を行いやすい事も、貸し会議室を選ぶ時の重要なチェック項目となります。必要な準備を怠ると、どのようなトラブルが起きて会議が出来なくなるか予想出来ません。
一度実際に行う会議と同じ環境を作って、問題なく会議が行える事を確かめましょう。