会議の進め方

貸し会議室で会社説明会を行う際の準備（資料・内容）や当日の流れをご紹介。

2021/1/1

企業で行う業務に情報機器や自動化された機械が使われるようになっても、優秀な従業員がいなくては継続的に成長する事はできません。高齢化少子化の影響を受けて、元気な働き手が少なくなっているのですから、積極的に人材の確保に努めなくては、会社を存続させるのも難しくなってしまうでしょう。他の企業に所属していた中途退職者の採用を行う一方で、新たに学校を卒業して就職する新卒者を採用する必要があります。中途退職者については、比較的自由に募集をして採用できますが、新卒者に対しては学業などの兼ね合いもあり、採用期間などを考慮しなくてはなりません。そこで、一度にたくさんの新卒の就職希望者に会社の説明をする会社説明会が、盛んに行われる事になります。

1. ～会社説明会の内容と目的～
2. ～貸し会議室で会社説明会を開催する際のポイント～
3. ～会社説明会で使用する資料や会場準備について～
4. ～会社説明会の当日の流れ～

～会社説明会の内容と目的～

会社説明会の内容は、会社の概要・業務内容・募集する職種などの説明を行うもので、会社に関する質問などにも応じて、就職希望者に会社の事を良く理解してもらう事が目的です。新卒の就職希望者は数多くある企業の存在さえ知りませんので、会社説明会開催の宣伝をする事で、その存在や内容などをアピールする狙いもあります。新卒者一人一人に会社の内容などの説明をする方法もありますが、それでは会社側としても大変な労力を要する事になるので、一度に多くの人を相手にできる会社説明会を利用する事を検討するべきです。

会社の会議室や応接室などを使って会社説明会を行う事もありますが、一定数以上の就職希望者が集まるのであれば、外部の施設を利用した方が良いでしょう。社内の狭い場所で何回も会社説明会をするのは大変ですし、セキュリティ面でも問題が生じる可能性があります。外部の施設を借りるのであれば、貸し会議室で会社説明会を行うのが良いでしょう。貸し会議室は会議をするだけではなく、会社説明会を行う際にも利用する事ができるので、最寄りの施設を探してみましょう。さまざまな貸し会議室がありますので、適切なものを容易に見つける事ができます。

～貸し会議室で会社説明会を開催する際のポイント～

会社説明会を開催する貸し会議室を選ぶ時のポイントは、利用できる時期と時間・広さ・立地・料金などです。会社説明会を開催する時期は、どの会社も同じですので、利用したい時期と日時に利用できるかを確認してみましょう。予想される人数に応じて会場の広さを決める必要がありますので、その規模の貸し会議室を探すようにして下さい。人気のある企業の場合は、事前に考えていた以上の人が集まって、立ったままで説明を聞く人が出る事もあります。ゆっくりと落ち着いてもらえるように、余裕のある広さの会場を用意するようにしましょう。

数多くの就職希望者の中から僅かな人数しか採用しなくても、彼らは今後会社の製品やサービスを利用する顧客となる可能性の高い人達なので、良い印象を与えるようにしなくてはなりません。会場の立地については、できるだけ採用するオフィスなどの近くにしましょう。採用する場所に近い程、働いた時の事を具体的にイメージできますが、働く場所から遠い場所で会社説明会を行うと事前に抱いていたイメージと違って入社してから戸惑うかもしれません。会社の業務の一環として行う会社説明会なので、貸し会議室の利用料金についても予算内に抑える必要があります。会議室の利用料金だけではなく、プロジェクターやマイクなどの備品についても利用料金が請求される事もありますので、きちんと見積もりをしてもらって詳しい料金を確認するようにして下さい。

～会社説明会で使用する資料や会場準備について～

このようなポイントを確かめて利用する会場が決まりましたら、会社説明会で使用する資料を作成・会場準備・講師の選定などを行います。

＜配布資料の準備＞
まだ何も知らない新卒者に用いる資料だという事を考えて、なるべく専門的な用語や業界特有の常識などを用いずに、分かりやすい資料を作りましょう。文字だけで資料を作ると、読むのが大変で退屈してしまうので、図やイラストなどを豊富に使って、読みやすい資料にする事が大切です。

＜会場の準備＞
会場の準備については、貸し会議室を運営する会社に問い合わせをして、どの位前から会場の準備ができるのかを確かめておきましょう。会場の準備としては、会場や出入り口を明確にしたり、机や椅子の配置を適切なものにします。少ない時間で慌てて会場の準備をすると、細かい所まで気が回らずに、整然とした印象を与える事ができません。会場全体の雰囲気は、そのまま会社の印象となりますので、会社説明会に来た就職希望者に良くないイメージを与えてしまい入社するのを躊躇う人が出る可能性があります。きちんと整えられた会場にするために可能な限り早く会場の準備をして、余裕を持って来場者を迎えましょう。

＜講師の選定＞
会社説明会の講師は、社長や人事担当者などの会社を代表する人が行うのが適切ですが、講師の話す内容によって会社の評価が大きく変わる事に注意して下さい。新卒採用者に受け入れられる人を講師に選び、事前に話す内容についてチェックしておくようにしましょう。何度かリハーサルを行って、より良い会社説明会になるように努力する必要があります。

～会社説明会の当日の流れ～

事前の準備が十分にできましたら、会社説明会当日の流れを確認しておきましょう。

会社説明会の内容は各社独自のものとなりますが、一般的な流れとしては、

・司会の挨拶
・会社概要の説明
・現在募集している仕事内容についての説明
・会社を代表する講師からの会社の特徴や今後の展望などの説明
・就職希望者からの質問
・実際に募集をしている職種・選考のためのスケジュールなどの説明
・参加者に対するアンケート

などです。

会社説明会の進行についても事前にきちんと打ち合わせをして、バタバタした印象を与えないようにしましょう。企業によっては、企業の社員と就職希望者による座談会・就職希望者が少人数に分かれて行うグループワーク・書類選考に使用するためにエントリーシートの記入などを行う事もあります。会社説明会そのものが、就職希望者の会社を評価するための要素となりますので、会社の社風や特徴などを反映したものにするようにしましょう。

会社説明会に参加をして、実際に入社試験を受けるかを決める事になりますので、就職を希望する人達に分かりやすく親しみのあるものとするようにして下さい。