会議の進め方

貸し会議室で展示会を行う時のポイントや、ブースのレイアウトやパネルのコツをご紹介！

2021/1/1

企業の商品やサービスを宣伝する方法として、大手メディアやインターネットなども利用されますが、実際に商品などを見てもらえない点に問題があります。映像・写真・文章などで丁寧に説明しても、詳しい内容までを伝えるのは困難です。特に今までにない画期的な商品・サービスの場合は、相手に内容を理解してもらうのが難しいので、実際に見て使ってもらう機会を作る事が大切となります。商品・サービスを多くの人に知ってもらうために、社内に展示室などを設ける企業もありますが、外部の会場を借りて展示会を開くのが一般的です。

1. ～展示会とは（定義と分類について）～
2. ～展示会を貸会議室で開くメリットについて～
3. ～展示会のブースのレイアウトとパネル設置のポイント～
4. ～展示会の準備と配布物のポイント～

～展示会とは（定義と分類について）～

展示会とは取り扱う商品などを会場に並べて、訪れた人たちに紹介するイベントです。国際標準化機構（ISO）では展示会について明確な定義を定めていて、「商品・サービス・情報などを展示、宣伝するためのイベント（ただし、フリーマーケットや路上販売は含まない）」となっています。カタログやホームページなどで商品を紹介する方法もありますが、展示会は直接見て触って内容を理解してもらえるので、より詳しい内容を知ってもらえるでしょう。展示会で新商品の発表をして爆発的な売り上げを記録したり、知名度の低い企業が展示会によって全国的な人気企業になるなどの例は数多くあります。

＜来場者による分類＞

展示会を分類する方法はいくつかありますが、展示会を来場する人によって分類すると、

・特定の来場者だけを対象にしたもの
・一般の来場者を対象にしたもの
・特定の来場者と一般の来場者を対象にしたもの

となります。用途が限定されて一部の企業しか使わないものは、特定の人だけを対象にした展示会にする必要がありますし、一般の人に買ってもらうものは、できるだけ多くの人に来場してもらった方が良いでしょう。

＜出店目的による分類＞

出展目的によって展示会を分類した場合は、

・その場で商談を行い受注することに直結した展示会
・見込み客をできるだけ多く獲得して、中長期的な売り上げ増加を目指すリード獲得型展示会
・社名・商品・サービスなどの認知度を向上させる認知獲得型の展示会

となります。展示する商品・サービスの内容などを良く検討して、適切な形態の展示会を開催するようにして下さい。

～展示会を貸会議室で開くメリットについて～

展示会というと大規模な会場を貸し切って行うイメージがありますが、展示する内容に応じて適切な会場を選ばなくてはなりません。無理に大きな会場を借りるとコストばかりがかさんで、展示会を開く企業の負担が大きくなってしまいますので、大きな会場から小さな会場まで自由に借りられる貸し会議室が展示会としてよく使われています。貸し会議室では会議しかできないと思っている人も多いようですが、机や椅子などを片づけて展示用の設備・資材を搬入して、展示会を開催する事が可能です。

貸し会議室は数が多いので、近くに適切な貸し会議室を見付けやすく、設備の搬入や準備がしやすいというメリットもあります。また、有名な展示場や会場だと予約を取るのが難しい面がありますが、貸し会議室は比較的容易に予約できるので、予定通りに展示会を開く事が可能です。ニュースに取り上げられるような展示場などを利用するよりも、利用しやすい貸し会議室を使った方が良いでしょう。

～展示会のブースのレイアウトとパネル設置のポイント～

貸し会議室などで展示会を開く時は、展示する商品・サービスの事を考えるだけではなく、展示会場内のブースのレイアウトなどにも気を配るようにして下さい。洗練されたデザインで見栄えの良い展示会のブースや、巨大な看板やチカチカ点滅する電飾があるブースなどにしたがる企業が多いのですが、そのようなものでは来場者を引き付ける事ができません。ただ目立つ装飾を施すだけではなく、計画的に展示会のパネルやブースを配置するようにして下さい。

＜まずは来場者が注意を引く工夫を＞

展示会のブースのレイアウトやパネルのポイントとなるのは、段階的に来場者に注意・関心・欲求・記憶・行動を感じてもらえる工夫です。来場者の注意を引くような場所にパネルなどを設置し、近くに関心を持ってもらえる説明や展示を配置します。

次はブースに近寄って来た来場者が見える場所に、取引を検討したくなるような内容の表示し、近くに後々まで記憶に残るような資料や展示物を置いて下さい。最後は、来場者の行動を後押しするために、スタッフが相談や質問の相手をします。

この一連の流れを意識したブースやパネルの構成にしないと、展示会を開催しても大きな成果を出す事は難しくなるでしょう。安易に派手な装飾を用いずに、来場者の目線や気持ちになって、展示会の用意をして下さい。

～展示会の準備と配布物のポイント～

展示会のブースの構成が決まって会場の用意ができましたら、会場に行き細かい準備をする必要があります。会場に行く前に説明会を行って、スタッフ全員にマニュアルを渡しましょう。展示会場に行くと社外の人もたくさん来ており慌ただしいので、落ち着いて説明する機会がなくなりますから、社内でしっかりと説明するようにして下さい。

説明会では出展の目的や目標などの概要、展示会でのオペレーションや来場者への接し方などの運営方法、展示会終了後のスケジュールなどについて詳しく説明します。会場には、ケーブルやコネクタなどの電子機器の備品、ガムテープ・マジック・カッターなどの文房具類を少し余分に持って行くようにしましょう。こうした備品はなくなったり不足する事が多いので、買いに行ったり社内に取りに行かなくて済むように準備する必要があります。さらに、ゴミや汚れがあった時に、直ぐに綺麗にできるように、掃除道具も忘れないで下さい。展示会の会場にも掃除用具があるかも知れませんが、利用者が自由に使えない場合もありますので、自分達で用意しておくようにしましょう。

そして、より多くの来場者にブースへ来てもらえるようにノベルティを配布する時は、ただ品物を渡すだけでは効果がありません。来場者をブースに足止めするように、資料も一緒に配布したりアンケートを記入してもらったりと、工夫するようにしましょう。

展示会は商品やサービスを並べるだけでは、来場者に強い印象は与えられません。常に来場者の立場になって、展示している商品・サービスに興味を持ってもらって、購入を検討してもらうにはどうしたら良いのかを、考えるようにして下さい。