貸し会議室の運営者様向け情報

貸し会議室の利用率を上げるには

2021/1/1

いかに効率良く設備などを利用しているかを示す指標として、利用率があります。利用率は、使用可能な時間内でどの位の頻度で使用されているのかを表す値です。空いている時間が無く常に使われている状態ならば利用率は100％、利用可能な時間内で半分しか使われていないのなら50％、全然使われていないのであれば利用率0％となります。

会議室という設備を貸して収益を得る貸し会議室ビジネスでは、この利用率を向上させる事が大きな課題です。会議室の利用率が高く安定した利益を得られているならば良いのですが、利用率が低い場合は、何とか顧客を増やす努力をしなくてはなりません。

1. ～コンサルティングを利用して、利用率を上げる～
2. ～予約システムを導入して利用率を上げる～
3. ～取得したデータを分析し、利用率アップの戦略に役立てる～

～コンサルティングを利用して、利用率を上げる～

利用率を向上させるための方法は幾つかありますが、根本的に問題を解決するために、コンサルティングを依頼する事も有効です。外部のコンサルタントは、当事者では見落としてしまいがちな事まで調査・検討をして、有益な解決策を考えてくれます。一般的なコンサルティングの内容としては、

・貸し会議室周辺のマーケティング
・会議室のコンセプトの決定
・貸し会議室の設計や使用する設備・機材の選定
・利用料金の決定
・広告や運営の仕方

など多岐に渡ります。

具体的なコンサルティング業務については、依頼したコンサルタントや契約内容によって異なりますので、依頼する前に納得するまで相手と相談する様にして下さい。貸し会議室ビジネスの全般的なコンサルティングも可能ですし、必要と思える箇所だけに絞ってアドバイスを受ける事も出来ます。

全てをコンサルタント任せにしてしまうと費用も高額になりますし、希望するコンサルティングが受けられませんから、具体的な依頼内容を検討してから、コンサルタント選びに入った方が良いでしょう。貸し会議室ビジネスに詳しくて、きちんと業績を向上させた実績のある人を選ぶ事が大切です。

～予約システムを導入して利用率を上げる～

コンサルタントに依頼する以外に利用率を向上させる方法としては、使い易い予約システムを導入する事も有効でしょう。今では電話やFAXだけで、貸し会議室の予約を受け付ける業者は少なくなっています。まだ、インターネット上から貸し会議室を予約するシステムを使っていないのなら、直ぐに導入する様にした方が良いでしょう。最近は何でもインターネットを使って調べる時代となっていますので、専用のWEBサイトと予約システムは必須のツールとなっています。使い易い予約システムを用意しないと、利用率を上げるのが難しくなってしまうでしょう。

＜予約システムの導入方法＞

WEB上の予約システムを構築するには、特別な設備を用意する必要はなく、業者の設備を借りるだけで導入可能です。インターネットに接続出来るパソコンなどがあれば、直ぐに専用の予約システムが出来上がります。予約システムが貸し会議室の空き状況をWEB上に表示して、利用者が自分で予約を取るので、運営者は何もする必要がありません。365日24時間貸し会議室の予約が出来る状態なので、利用率向上が期待できます。

＜オンライン決済やアンケート機能も＞

更に、予約の管理をする以外に、オンライン決済やアンケート機能などを備えた予約システムが多いので、業務を効率化するのに役立つでしょう。会員制の貸し会議室を運営している場合でも、会員だけに専用のIDとパスワードを発行すれば、会員以外の人は利用できません。この様に、予約システムの内容をカスタマイズできますので、小さな要望でも簡単にシステムに反映する事が可能です。

システムの操作も簡単なものが多く、特別なスキルや知識は必要とされません。次々と新しい機能を持った便利な予約システムが登場しているので、利用率を改善するために導入を検討しましょう。

～取得したデータを分析し、利用率アップの戦略に役立てる～

そして、コンサルティングをしてもらったり予約システムを導入した後は、会議室の稼働率や利用状況を調べて、運用方法を改善したり経費を削減する努力をする必要があります。
コンサルティングや予約システムは、利用率を改善するためのきっかけに過ぎません。常に最新のデータを分析して、有効な戦略を立てないと、高い利用率を維持する事ができなくなってしまうでしょう。

利用者の要求は変化し続けますし、他の貸し会議室業者も努力していますから、一時的に利用率が高くなったと安心して何もしないでいると、直ぐに利用する人が減ってしまいます。利用率が変化した時は、何が原因でその様な変化が起きたのかを調べて、新たな対応をしなくてはなりません。データの解析は、便利なソフトウェアやWEBサービスなどを使えば簡単にできますので、毎日利用率の変化などに注意しましょう。

貸し会議室ビジネスにおいて、気を付けなくてはならない事は沢山ありますが、利用率は調べやすくて収益に直結する値だけに、チェックを怠ってはいけません。利用率が思わしくない様であれば、直ぐに対策を講じないと、安定した貸し会議室の運営ができなくなってしまいます。貸し会議室を運営するためには、幾つか確認する項目がありますが、忘れずに利用率を確かめる様にしましょう。